So wird die Urlaubszeit nicht zur Stressfalle

Hamburg. Für Unternehmerinnen, Unternehmer und Vorgesetzte stellt die Ferienzeit 
eine besondere Herausforderung dar: Die anfallenden Aufgaben nehmen keine Rücksicht auf die Abwesenheit der Mitarbeitenden. Nun heißt es, die Arbeit so zu organisieren, dass weder die Urlaubenden in Vorbereitung auf ihre Abwesenheit überlastet werden noch ihre Vertretungen, wenn es so weit ist. „Wenn wir zu lange unter zu hohem Druck arbeiten, kann das der Erholung im Urlaub schaden. Es gelingt unserem Körper dann nicht, auf Knopfdruck herunterzufahren. Das braucht Zeit. Wir merken dann, wie sich innere Unruhe im Urlaub fortsetzt“, sagt Jasmine Kix, Arbeitspsychologin bei der gesetzlichen Unfallversicherung VBG. „Das Problem: Wir sind meist gut darin, die Arbeitszeit vor dem Urlaub auszudehnen und uns noch mehr anzustrengen. Besser wäre es, wenn wir uns regelmäßig – und erst recht kurz vor dem Urlaub – fragen, ob wir etwas anders machen, neu denken oder verschieben können, damit die Belastung passt. Das ist eine Strategie, die uns meist fremd ist, die wir aber unbedingt üben sollten. Dauerhaftes ‚high performen‘ funktioniert in der Überforderung nicht, das ist eine Illusion. Was stattdessen droht, ist ein unentspannter Urlaub und unter Umständen auch ein Burn-out oder andere Beschwerden“, rät die VBG-Expertin.

Mit den folgenden Tipps der VBG können Personalverantwortliche dazu beitragen, dass die Urlaubszeit möglichst stressfrei für alle Beteiligten bleibt:

1. Frühzeitige Urlaubsplanung

• Motivieren Sie Ihre Mitarbeitenden, Urlaubspläne frühzeitig abzustimmen, damit ausreichend Zeit für die Organisation bleibt. Zum Beispiel, indem Sie hervorheben, dass eine rechtzeitige Planung zu einer entspannteren Arbeitsatmosphäre und weniger Stress für alle führt.

2. Klare Vertretungsregelung

• Etablieren Sie klare Richtlinien und Abläufe für die Urlaubsvertretung. Sorgen Sie dafür, dass immer transparent ist, wer welche Aufgaben übernimmt, und dass alle notwendigen Ressourcen und Informationen bereitgestellt werden.
• Stellen Sie sicher, dass Vertretungen in die Aufgabenbereiche der zu vertretenden Mitarbeitenden eingearbeitet werden können. Etablieren Sie dafür bei Bedarf eine strukturierte Einarbeitungsphase.

 3. Ausgewogene Arbeitsplanung

• Verständigen Sie sich darauf, dass die Vertretenden nicht mit zu vielen Zusatzaufgaben belastet werden sollen und die Arbeitslast für die Vertretung angemessen bleibt.
• Stellen Sie bei Bedarf Unterstützung bereit, sei es durch andere Teammitglieder oder durch temporäre externe Kräfte.

4. Austausch und Feedback

• Halten Sie das Team über Abwesenheiten und Vertretungsregelungen auf dem Laufenden. Nutzen Sie Team-Meetings, um anstehende Urlaube und dadurch anfallende Vertretungsaufgaben zu besprechen.
• Holen Sie regelmäßig Feedback ein, wie Ihre Mitarbeitenden mit den Zusatzaufgaben zurechtkommen. Nehmen Sie Anpassungen vor, falls die Arbeitslast zu hoch ist.

5. Gesunde Unternehmenskultur

• Fördern Sie langfristig eine Kultur der Teamarbeit, in der Aufgaben gleichmäßig verteilt werden und die Kolleginnen und Kollegen sich gegenseitig unterstützen.
• Zeigen Sie Wertschätzung für die zusätzliche Arbeit Ihrer Mitarbeitenden während der Urlaubsvertretung. Zum Beispiel durch ein einfaches Dankeschön oder eine Anerkennung im Teammeeting.

6. Flexibilität und Vorbildfunktion

• Nicht nur während der Urlaubszeit: Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden eine flexible Arbeitsgestaltung. Stellen Sie gleichzeitig sicher, dass auch im Homeoffice der Workload stimmt.
• Gehen Sie als Vorbild voran, was Erreichbarkeit angeht. Abschalten dient der Erholung, so dass es nach dem Urlaub wieder Spaß macht, anzupacken.

Die VBG hilft Unternehmen dabei, Belastungen wie Stress am Arbeitsplatz präventiv zu begegnen. Zentrales Instrument ist die Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung. Hier gibt es weitere Infos: www.vbg.de/gfb-psyche

Von A wie Architekturbüro bis Z wie Zeitarbeitsunternehmen – über 1,6 Millionen Unternehmen aus mehr als 100 Branchen sind Mitglied der gesetzlichen Unfallversicherung VBG. Die Berufsgenossenschaft steht ihren Mitgliedern in zwei wesentlichen Bereichen zur Seite: bei der Prävention von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten sowie bei der Unterstützung im Schadensfall. Im Jahr 2022 wurden rund 404.000 Unfälle und Berufskrankheiten registriert. Die VBG kümmert sich darum, dass Versicherte bestmöglich wieder zurück in den Beruf und ihr soziales Leben finden. Knapp 2.400 Beschäftigte an elf Standorten arbeiten an dieser Aufgabe mit. Darüber hinaus finden in den sechs Akademien die VBG-Seminare für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit statt. Neben Präsenz-Seminaren bietet die VBG auch verstärkt Web-Seminare für eine ortsunabhängige Weiterbildung an. 

Weitere Informationen: www.vbg.de

Belegexemplare sind stets erwünscht.