Künstliche Intelligenz macht Behördensprache bei der VBG verständlicher

Hamburg, 22. Oktober 2025. Die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft (VBG) startet ab sofort den Praxiseinsatz von VBG-KlarText. Die neue KI-Anwendung generiert auf Knopfdruck optimierte Formulierungsvorschläge für ausgehende Schreiben. Ziel ist es, die behördliche Kommunikation einfacher, klarer und verständlicher zu machen – und damit Mitgliedsunternehmen und Versicherte noch besser zu erreichen. „Wir setzen mit VBG-KlarText einen wichtigen Impuls, dass Behördenschreiben verständlicher werden“, sagt Nada Göltzer, stellvertretende Hauptgeschäftsführerin der VBG. „Die KI-Anwendung erleichtert den Zugang zu Informationen, sorgt für reibungslosere Abläufe und stärkt gleichzeitig das Vertrauen in unsere Arbeit.“ Das Projekt wird als Leuchtturmprojekt zur Verwaltungsmodernisierung mit KI für mehr Verständlichkeit in der öffentlichen Kommunikation gemeinsam mit dem Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) durchgeführt. „Dieses Projekt zeigt insgesamt, dass Digitalisierung kein reines IT-Thema ist, sondern vor allem ein kultureller Prozess innerhalb von Organisationen. Sie verändert Arbeitsabläufe, die Art der Zusammenarbeit und die Kommunikation insgesamt“, sagt Ana Dujić, Leiterin Abteilung D, Denkfabrik Digitale Arbeitsgesellschaft, BMAS.

Verständlichkeit auf Knopfdruck
Mehr als 4,2 Millionen Schreiben verschickt die VBG jedes Jahr. Viele davon enthalten komplexe Fachbegriffe oder juristische Passagen. Das führt häufig zu Rückfragen und hohem telefonischen Klärungsbedarf. Hier setzt VBG-KlarText an: Die Anwendung steht als unkompliziertes Add-in in Microsoft Word zur Verfügung – vergleichbar mit der Rechtschreibprüfung. Beschäftigte markieren Textstellen, die überprüft werden sollen, und erhalten alternative Formulierungen. Diese können geprüft, angepasst oder direkt übernommen werden. „Unser Ziel ist es, weniger Zeit mit Rückfragen zu verbringen und stattdessen mehr Zeit für die persönliche Betreuung unserer Versicherten und Mitgliedsunternehmen zu gewinnen“, sagt Nada Göltzer.

Positive Rückmeldungen aus den Teams und der Praxis
Fachexpertinnen und Fachexperten der VBG wie beispielsweise Reha-Managerinnen und Reha-Manager waren an der Entwicklung von VBG-KlarText eng beteiligt. Auch in die Testphase waren sie involviert und konnten den Prototypen intensiv testen. „So konnten wir nicht nur sicherstellen, dass die Optimierungen durch die KI im Arbeitsalltag wirklich hilfreich und praxisgerecht sind, sondern auch, dass alle Beschäftigten von Anfang an mitgenommen wurden und ihre Erfahrungen, Bedarfe und Perspektiven in die Entwicklung eingeflossen sind. Dadurch ist ein Werkzeug entstanden, das nicht nur technisch überzeugt, sondern auch von den Menschen getragen wird, die es täglich anwenden“, berichtet Janin Steitz, Projektleiterin und Referentin für Unternehmensstrategie in der VBG-Stabsstelle Unternehmensentwicklung, Digitalisierung & Projekte (UDP). Auch ausgewählten Mitgliedsunternehmen und Versicherten wurden zur Testung mit der KI optimierte Schreiben zugestellt. Das Feedback war eindeutig: Die optimierten Schreiben wurden als klarer, kürzer und besser verständlich bewertet.

Sicherheit trifft Nachnutzbarkeit: Ein Projekt mit zukünftigem Nutzen für alle
VBG-KlarText läuft ausschließlich auf Serversystemen der VBG. Damit ist gewährleistet, dass sämtliche Daten geschützt sind und Vertraulichkeit jederzeit gewahrt bleibt.

Ab Ende 2025 soll die Lösung auch von weiteren Trägern der gesetzlichen Unfallversicherung oder anderen Verwaltungen und Behörden genutzt werden können. Damit das problemlos funktioniert, ist eine Open-Source-Veröffentlichung des Microsoft-Word-Add-ins in Vorbereitung. Behörden und andere Institutionen, die sich für die KI-Anwendung VBG-KlarText interessieren, erhalten weitere Informationen bei der Projektleiterin Janin Steitz unter E-Mail: janin.steitz@vbg.de

Von A wie Architekturbüro bis Z wie Zeitarbeitsunternehmen – rund 1,8 Millionen Unternehmen aus mehr als 100 Branchen sind Mitglied der gesetzlichen Unfallversicherung VBG. Die VBG ist eine der neun gewerblichen Berufsgenossenschaften in Deutschland, die nach Branchen orientiert sind. Die VBG ist die Verwaltungs-Berufsgenossenschaft. Sie steht ihren Mitgliedern in zwei wesentlichen Bereichen zur Seite: bei der Prävention von Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten sowie bei der Unterstützung im Schadensfall. Im Jahr 2024 wurden rund 420.000 Unfälle und Berufskrankheiten registriert. Die VBG kümmert sich darum, dass Versicherte bestmöglich wieder zurück in den Beruf und ihr soziales Leben finden. Über 2.500 Vollbeschäftigte an elf Standorten arbeiten an dieser Aufgabe mit. Darüber hinaus finden in den sechs Akademien die VBG-Seminare für Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit statt. Neben Präsenz-Seminaren bietet die VBG auch verstärkt Online-Seminare für eine ortsunabhängige Weiterbildung an.

Weitere Informationen: KlarText | VBG

Belegexemplare sind stets erwünscht.