Sanitäter auf dem Weg zu einem Rettungshubschrauber, Bedrohungen und Notfälle, Notfallorganisation

Notfallorganisation

Vorbereitet sein, erfolgreich bewältigen, Auswirkungen minimieren – wie Sie mit Bedrohungen und Notfällen systematisch umgehen können.

Planen Sie den Notfall ein

Im betrieblichen Kontext können unterschiedliche Bedrohungen oder Notfälle eintreten – von kleineren Zwischenfällen bis hin zu schwerwiegenden Notfällen oder gar existenzbedrohenden Krisen. Ermitteln Sie, welche Bedrohungen für Ihr Unternehmen relevant sind und beschreiben Sie diese jeweils in kurzen Bedrohungsszenarien. Bestimmen Sie dann das Risiko für die zu betrachtenden Bedrohungen und schätzen Sie hierzu die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Schadensschwere ab.

Die Realität zeigt: Bedrohungen und damit verbundene Risiken lassen sich nicht vollständig eliminieren; es bleiben immer Restrisiken bestehen. Es ist möglich, dass bestimmte Gefahrenquellen bisher unterschätzt oder sogar übersehen wurden, zum Beispiel:

  • Restrisiko: Trotz umfassender Sicherheitsmaßnahmen gegen Hackerangriffe bleibt das Risiko eines erfolgreichen Angriffs bestehen.
  • Falsche Einschätzung: Manche Ereignisse können schneller eintreten als erwartet, wodurch rasches Handeln erforderlich wird, wie etwa bei Hochwasser durch Starkregen.

Ereignishorizont bestimmen: Was kann passieren?

Bestimmen Sie dann den Ereignishorizont für Ihr Unternehmen. Legen Sie bei für Sie relevanten möglichen Schadensereignissen fest, ob es sich um einen Zwischenfall, einen Notfall oder eine Katastrophe handeln könnte. Der Ereignishorizont ist in jedem Unternehmen und in jeder Branche anders und muss deswegen betriebsbezogen festgelegt werden. Dabei ist auch die Dauer des Ereignisses wichtig – ein längerfristiger Systemausfall hat meist umfassendere Auswirkungen als ein kurzfristiger.

Beispiel Kabelbrand

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Als mögliches Risiko in der Industrie kann ein Kabelbrand:

  • einen Zwischenfall darstellen, mit vorübergehendem Stromausfall und kurzer Unterbrechung der Abläufe,
  • zu einem Notfall führen, wenn er sich zu einem lokalen Feuer entwickelt, bei dem einige Beschäftigte Rauchvergiftungen erleiden und in den betroffenen Bereichen mehrere Tage lang nicht gearbeitet werden kann,
  • eine Katastrophe auslösen, wenn sich der Kabelbrand zu einem Großfeuer entwickelt, bei dem Produktionsanlagen zerstört werden und Beschäftigte schwer oder gar tödlich verletzt werden.

Notfallorganisation optimal gestalten

Ihre Notfallorganisation sollte gut aufgestellt sein, um im Ernstfall adäquat reagieren zu können. In bestimmten Bereichen wie Brandschutz, Erste Hilfe oder Evakuierung sind entsprechende Maßnahmen bereits gesetzlich festgelegt. Berücksichtigen Sie, dass sich manche Ereignisse rasch entwickeln können, wie beispielsweise Hochwasser bei Starkregen, während andere, wie Schneefall, sich über einen längeren Zeitraum erstrecken. Die Zeitspanne ist ein entscheidender Faktor, der Ihnen bei längerfristigen Ereignissen mehr Reaktionszeit für koordinierte Maßnahmen ermöglicht. Die wichtigsten Aspekte bei der Planung der Notfallvorsorge haben wir Ihnen im Folgenden zusammengestellt.

Schritt für Schritt zum Notfallplan

  • Die Abläufe detailliert beschreiben

    Aus Ihren Bewertungen der Bedrohungsszenarien für Ihr Unternehmen leitet sich ab, welche Notfälle Sie betrachten und berücksichtigen wollen. Wählen Sie Maßnahmen aus und legen Sie die Abläufe fest, die im Notfall greifen. Erstellen Sie beispielsweise einen Evakuierungsplan, der die Maßnahmen und Abläufe beim Verlassen des Gebäudes deutlich macht. Diese einheitlichen Informationen sind die Grundlage einer erfolgreichen Notfallbewältigung. Vermitteln können Sie die Inhalte beispielsweise in Arbeitsanweisungen, Beschreibungen von Abläufen und Prozessen, Alarm- und Notfallplänen und mit Hilfe von Checklisten.

    Berücksichtigen Sie im Notfall, zum Beispiel bei einer Evakuierung, auch die Anwesenheit von Fremdfirmen oder Besucherinnen und Besuchern.

  • Den Informationsfluss festlegen

    Legen Sie eine Meldekette und die Erreichbarkeit von Funktionsträgerinnen und -trägern sowie Einsatzkräften fest und bedenken Sie, diese Abläufe auch in Papierform festzuhalten, um bei Stromausfall handlungsfähig zu bleiben. Wir empfehlen eine feste Notfallnummer im Unternehmen, unter der immer eine Person mit Entscheidungsbefugnis zu erreichen ist. Beschreiben Sie für eine Bedrohung und den damit verbundenen Notfall eine sinnvolle Meldekette:

    • wer informiert,
    • wer informiert wird, 
    • wie informiert wird,
    • mit wem kommuniziert wird
      (zum Beispiel externe Stellen).

    Dies können Sie etwa mithilfe einer Meldematrix, im Alarm- und Meldeplan und im Rufnummernverzeichnis umsetzen.

  • Die Beschäftigten und die Öffentlichkeit informieren

    Legen Sie auch fest, wie die Beschäftigten zu informieren sind, inklusive derzeit Abwesende oder Fremdfirmen. Bereiten Sie eine Erstinformation für die Beschäftigten zum Verhalten im Notfall vor. Sie sollen auch Regeln für die Notfall-Kommunikation vorgeben, idealerweise in kurzen und unmissverständlichen Anweisungen. Beachten Sie, dass auch Kommunikationsnetze ausfallen können.

    Überlegen Sie sich, wer die Öffentlichkeit informiert - die Behörden, Nachbarschaft, Presse oder in den sozialen Medien. Legen Sie auch vorab fest, wie dies geschieht. So stellen Sie sicher, dass nur abgestimmte und gesicherte Informationen herausgegeben werden.

    Lassen Sie die für den Notfall erforderlichen Kommunikationseinrichtungen regelmäßig auf Funktionsfähigkeit überprüfen (zum Beispiel Batterien von Kommunikationsgeräten).

  • Verantwortliche Personen benennen

    Bestimmen Sie die Personen, die für die Abläufe und die Maßnahmen im Notfall verantwortlich und weisungsbefugt sind. In kleinen und mittleren Unternehmen sollten dies die jeweils zuständigen Führungskräfte für ihren Bereich sein. Sie sollten auch Vertretungen für die Verantwortlichen benennen, sodass auch im Falle von Urlaub, Krankheit, Dienstreise oder Wechselschicht die Abläufe gesichert sind.

  • Notwendige Qualifizierung sicherstellen

    Gewährleisten Sie, dass die verantwortlichen und beteiligten Personen die entsprechenden Kompetenzen für die Vorsorge und Bewältigung einer Notfallsituation besitzen. Einen guten Einstieg bietet etwa das VBG-Seminar „Umgang mit Bedrohungen und Notfällen – Risiken kennen und angemessen handeln“ mit dem Kürzel „RINOA“.

  • Personal zur Notfallbewältigung einplanen

    Legen Sie fest, welche Personen in einer Notfall- oder Bedrohungssituation spezielle Aufgaben übernehmen sollen, wie zum Beispiel:

    • Ersthelferinnen und –helfer (ggf. auch im psychologischen Bereich)
    • Brandschutzhelferinnen und –helfer
    • Evakuierungshelferinnen und -helfer
    • Sicherheitspersonal
    • IT-Administratorinnen und –administratoren
    • Ggf. Betriebsärztinnen und –ärzte und Fachkräfte für Arbeitssicherheit

    Stellen Sie auch hier Eignung und Qualifikation für die Notfallbewältigung sicher und bieten Sie gegebenenfalls Weiterbildungsmaßnahmen an.

    Je nach Betriebsgröße, Branche und Bedrohungslage kann es auch sinnvoll sein, einen qualifizierten Risikomanager oder eine Risikomanagerin zu benennen, um die Prozesse bedarfsgerecht zu analysieren und entsprechende Maßnahmen auf den Weg zu bringen. Manche Unternehmen setzen zusätzlich einen Notfallmanager oder eine Notfallmanagerin mit Entscheidungsbefugnis für die Notfallbewältigung ein.

  • Mit externen Partnern abstimmen

    Legen Sie fest, mit welchen externen Stellen Sie zusammenarbeiten sollten oder müssen, zum Beispiel:

    • Feuerwehr
    • Polizei
    • Rettungsdienste
    • Unfallversicherungsträger
    • staatliche Arbeitsschutzbehörden
    • Gesundheitsämter
    • Wach- und Sicherheitsdienstleister
    • Sachverständige von Versicherungen
    • externe Fachleute

    Organisieren Sie ein Treffen mit diesen wichtigen externen Partnern und stimmen Sie Anforderungen und Erwartungen ab. Hilfreich ist es, wenn sich die jeweiligen Kontaktpersonen aus dem eigenen Unternehmen und der Institution des externen Partners persönlich kennen.

  • Einrichtungen und Einsatzmittel zur Verfügung stellen

    Stellen Sie sicher, dass die Einrichtungen und Einsatzmittel, die zur Bewältigung des Notfalls und der Bedrohung notwendig sind, im Betrieb vorhanden und funktionsfähig sind, zum Beispiel:

    • Erste-Hilfe-Material
    • Löscheinrichtungen
    • Warn- und Signaleinrichtungen
    • Rettungseinrichtungen und -geräte
    • Kennzeichnungen
    • Überwachungseinrichtungen
    • technische Zugangskontrollen
    • Einbruchmeldeanlagen (EMA)
    • Überfallmeldeanlagen (ÜMA)
    • Brandmeldeanlagen (BMA)
    • Störmeldeanlagen und -einrichtungen
    • Sicherheitstüren und -fenster (Drehtüren, Drehschleusen, Drehsperren)
    • Notstromanlagen

Personal qualifizieren und psychische Hilfe anbieten

  • Führungskräfte und Beschäftigte informieren und trainieren

    Sorgen Sie dafür, dass Ihre Führungskräfte und Beschäftigten über die festgelegten Schutzziele und Maßnahmen für das Verhalten im Notfall informiert sind und Schulungen regelmäßig wiederholt werden. Bei Veränderungen wie neuen Bedrohungen, einer neuen Software, Änderungen in Arbeitsprozessen, einem Wechsel des Arbeitsbereiches, baulichen Veränderungen sollten Sie über die neuen Anforderungen informieren.

    Bei den Informationen und Unterweisungen sollten Sie über die möglichen Auslöser für Notfälle informieren. Hilfreich sind hier die ermittelten Bedrohungsszenarien.

  • Abläufe üben

    Lassen Sie einzelne Abläufe praktisch trainieren und üben, wie zum Beispiel den Aufbau von Hochwasserwänden, die Handhabung von Alarmierungseinrichtungen und Feuerlöschern sowie den Ablauf von Evakuierungen und Informationsflüssen. Nur durch regelmäßige Übungen funktionieren die Abläufe im Ernstfall weitestgehend reibungslos. Außerdem überprüfen Sie mit dem Training, wie gut die geplanten Prozesse geeignet sind. Üben Sie Notfallsituationen auch mit externen Stellen, damit im Ereignisfall alle wissen, wie die Zusammenarbeit funktioniert. Bewerten Sie Trainings und Übungen, um ein etwaiges Verbesserungspotenzial zu erkennen.

  • Thema Notfälle regelmäßig ansprechen

    Sprechen Sie die Maßnahmen zur Notfallbewältigung regelmäßig in Gesprächen mit Ihren Führungskräften an. Diese sollten wiederum in den Team-Besprechungen mit den Beschäftigten das Thema Notfallorganisation regelmäßig auf die Agenda setzen. Dabei sollten die Beschäftigten die Möglichkeit bekommen, neue Erfahrungen und Erkenntnisse über Schwachstellen mit dem Team zu teilen.

  • Maßnahmen in das Unternehmen integrieren

    Integrieren Sie die Maßnahmen zur Notfallorganisation in die vorhandenen Betriebsabläufe, wie:

    • Unternehmenspolitik
    • Personal-, Technologie-, Gebäudemanagement (inkl. Versicherungen)
    • Beschaffung
    • Prozess- und Projektmanagement

    Die Notfallmaßnahmen sollten Bestandteil der alltäglichen Abläufe werden.

  • Dokumente aktualisieren

    Legen Sie verantwortlich fest, wer für die Erstellung und Aktualisierung, Freigabe und Weitergabe von Dokumenten über die Maßnahmen bei Bedrohungen und Notfällen zuständig ist. Beachten Sie dabei Zugangsberechtigungen, Passwörter, Unterlagen zur Anlagen- und IT-Sicherheit und weitere Dokumente.

Psychische Hilfe für Extremsituationen

Überfälle, andere kriminellen Handlungen, Naturereignisse, schweren Personenunfälle wie Suizide im ÖPNV und ähnliche Ausnahmesituationen können für Beschäftigte extreme psychische Belastungen bedeuten und ein posttraumatisches Belastungssyndrom hervorrufen. Planen und organisieren Sie deshalb im Vorfeld eine entsprechende Betreuung, um für traumatische Ereignisse vorbereitet zu sein.

Betreuung in professionelle Hände geben

Stellen Sie sicher, dass Führungskräfte und Beschäftigte sich rasch um die Betroffenen kümmern und sie angemessen unterstützen. Die Erstbetreuerinnen und -betreuer sollten aber in jedem Fall durch ärztliches Fachpersonal unterstützt werden. Erste Anlaufstellen sind beispielsweise zuständige Betriebs- oder Durchgangsärzte oder -ärztinnen. Außerdem sollten Sie eine Unfallanzeige erstellen. Die VBG unterstützt Sie in solchen Fällen durch spezielle Reha-Managerinnen und -Manager.

Gefährdungsbeurteilung anpassen

Berücksichtigen Sie den Umgang mit traumatischen Ereignissen in der Gefährdungsbeurteilung. Die VBG hilft Ihnen bei der weiteren psychologischen Betreuung der Betroffenen - mehr Informationen finden Sie in der DGUV Information 206-017. Überlegen Sie gemeinsam mit den betroffenen Beschäftigten, wie diese nach Notfällen und Katastrophen im Unternehmen eingesetzt werden wollen und können. Holen Sie sich dafür betriebsärztlichen Rat.

Psychologische Erstbetreuer und -betreuerinnen ausbilden

In Branchen mit Kundenverkehr, wie dem ÖPNV, Freizeitparks, Bildungseinrichtungen oder Banken und in größeren Unternehmen, in Hilfsorganisationen und für Einsatzkräfte kann es sinnvoll sein, Beschäftigte als psychologische Erstbetreuer und Erstbetreuerinnen (DGUV Information 206-023) auszubilden beziehungsweise zu qualifizieren. Diese Personengruppe hilft nach belastenden Ereignissen bei der psychosozialen Notfallversorgung und kümmert sich um die Betroffenen.

Krisenteam einsetzen

In Bildungseinrichtungen kommt häufig auch ein „Krisenteam“ oder ein „Krisen-Interventions-Team (KIT)“ zum Einsatz, dessen Mitglieder aus der Belegschaft kommen. Auch Rettungs- und Hilfsorganisationen oder Organisationen im seelsorgerischen Bereich haben Krisenteams, die bei schweren Unfällen zum Einsatz kommen.

Das Notfallhandbuch als praktische Hilfe

Ein Notfallhandbuch hilft Ihnen, Maßnahmen für Notfälle besser zu organisieren, einen schnelleren Überblick zu gewinnen und die Prozesse zu systematisieren. Es dient als Informationsquelle für alle erforderlichen Prozesse und Maßnahmen. Damit unterstützen Sie die Führungskräfte und die für die Notfallbewältigung verantwortlichen Personen. Es soll im Notfall eine schnelle Reaktion und idealerweise eine reibungslose Bewältigung für die jeweils betrachteten Szenarien sicherstellen.

Wie das Notfallhandbuch aufgebaut ist

Das Notfallhandbuch kann je nach Zielrichtung zum Beispiel folgende Inhalte haben:

  • Geltungsbereich und Ziele
  • Definitionen
  • Rollen, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen
  • Alarmierungs- und Eskalationswege
  • Im Notfall zu berücksichtigende Schnittstellen
  • Notfalltreffpunkte und benötigte Ressourcen
  • Notfallpläne
  • Notfallkommunikation
  • Ergänzende Informationen und Pläne

Ein Notfallhandbuch ist ein individuelles Dokument und beschreibt Ihr Unternehmen sehr detailliert. Das Notfallhandbuch sollte regelmäßig geprüft und bei Bedarf aktualisiert und ergänzt werden. Das Notfallhandbuch ergänzt die Gefährdungsbeurteilung.

Beachten Sie für Notfälle unbedingt, dass das Notfallhandbuch auch in gedruckter Form vorliegt, damit bei einem System- oder Stromausfall darauf zurückgegriffen werden kann.

Vorlagen und Muster für Notfallhandbücher finden Sie im Internet, zum Beispiel unter www.wirtschaftsschutz.info.

Für Schulen stellen unter anderem die jeweiligen Bundesländer entsprechende Vorlagen für Notfallhandbücher zur Verfügung. Diese können auch von Bildungseinrichtungen genutzt und auf ihre Bedürfnisse angepasst werden.

Die Notfallnachsorge

  • Mit richtiger Nachsorge Maßnahmen evaluieren

    Ist es zu einem Notfallereignis im Betrieb gekommen, sollten Sie überprüfen, ob die Maßnahmen der Notfallvorsorge und -bewältigung gegriffen haben und welche Schwachstellen sie finden können.

    Wenn beispielsweise ein Brand eines Papierkorbs in einem Büro mit einem älteren ABC-Pulver-Feuerlöscher gelöscht wurde, könnten durch das fein verteilte Feuerlöschmittel Computer, Möbel und Akten verunreinigt und beschädigt worden sein. Der Sachversicherer würde in diesem Fall möglicherweise den Schaden durch das ungeeignete Löschmittel nicht übernehmen, denn mit einem passenden Schaumlöscher wären diese Folgeschäden nicht entstanden. 

  • Maßnahmen zur Notfallvorsorge mit diesen Fragen überprüfen
    • Wurde das eingetretene Ereignis bereits als Bedrohung im Vorfeld erkannt?
    • Sind die Abläufe der Notfallbewältigung wie geplant umgesetzt worden?
    • Haben Meldekette und Informationsfluss funktioniert?
    • Konnten die Verantwortlichen effektiv handeln?
    • Konnten die festgelegten Maßnahmen wirksam umgesetzt werden?
    • Wie haben die Einsatz- und Unterstützungskräfte gearbeitet?
    • Haben die Führungskräfte und Beschäftigten gewusst, wie sie sich verhalten müssen?
    • Wie hat die Zusammenarbeit und Kommunikation mit externen Stellen funktioniert?
    • Wie war der Umgang mit Fremdfirmen, Besucherinnen und Besuchern?
    • Haben die Einrichtungen, Einsatzmittel und Materialien für den Notfall funktioniert und sich bewährt?
    • Sind einzelne Personen psychisch besonders belastet worden, sodass Unterstützungsmaßnahmen erforderlich wurden?
    • Hätte der eingetretene Schaden durch andere Maßnahmen wirkungsvoller eingedämmt werden können?
    • Gibt es andere Unternehmen, die auch von dem Ereignis betroffen waren und mit denen ein Erfahrungsaustausch hilfreich sein kann?
    • Muss das Notfallhandbuch angepasst werden?

Leitfaden Umgang mit Bedrohungen und Notfällen

  • Risiken kennen und angemessen handeln

    Die Broschüre „Umgang mit Bedrohungen und Notfällen – Risiken kennen und angemessen handeln“, aus der Reihe VBG-Fachwissen, hilft Unternehmen und Institutionen, Risiken wie Extremwetterlagen, Pandemien, Großbrände oder Hackerangriffe frühzeitig zu erkennen und angemessen damit umzugehen. Die Informationen richten sich in erster Linie an Unternehmerinnen und Unternehmer in kleinen und mittleren Betrieben, bieten aber auch Führungskräften, Expertinnen und Experten sowie Interessenvertretungen in größeren Unternehmen eine Orientierung. Diese Schrift bietet eine Grundlage für ein Risikomanagement von Bedrohungen und Notfällen.

    • VBG-Fachwissen "Umgang mit Bedrohungen und Notfällen"

      PDF | 8,3 MB