Meetings im hybriden Kontext gesund gestalten

"Sie kennen das bestimmt: Ein Meeting endet und Sie denken: 'Das hätte auch eine E-Mail sein können' – oder umgekehrt: 'Dieses komplexe Thema hätten wir besser persönlich besprochen.' Die Wahl des richtigen Meetingformats ist entscheidend für den Erfolg hybrider Arbeit."

Wenn wir von virtuellen Meetings sprechen, dann meinen wir Meetings, bei denen jede Person von einem eigenen Endgerät teilnimmt. Hybride Meetings hingegen sind Zusammenkünfte, bei denen verschiedene Personen sowohl gemeinsam als auch allein von einem Endgerät teilnehmen. 

Als Faustregel gilt: Für das Kennenlernen eines neuen Teams, Onboarding neuer Teammitglieder, bei Konflikten und für sehr lange Treffen sind Präsenzmeetings besser geeignet. Hier geht es vor allem um den Aufbau von Vertrauen im Team und darum, eine Grundlage für die Zusammenarbeit zu schaffen.

Entscheidend ist: Je vertrauensvoller und eingespielter ein Team bereits agiert, desto leichter gelingen digitale Meetingformate. Sind Präsenzmeetings nicht möglich, dann sollte in virtuellen Formaten zunächst auf die Beziehungspflege fokussiert werden – durch interaktive Formate wie Breakout-Sessions oder digitale Social Events wie virtuelle Kaffeepausen.

Für Arbeitgeber bedeutet dies: Schaffen Sie klare Rahmenbedingungen für verschiedene Meetingformate und ermutigen Sie Ihre Teams, diese bewusst zu wählen. Gehen Sie mit Ihren Teams in den Austausch: Welches Format bringt für Ihre Situation, Ihre Meetingziele und Ihren Teilnehmendenkreis die besten Ergebnisse? Für Beschäftigte heißt es: Benennen Sie die Vorzüge und erlebten Herausforderungen und trauen Sie sich, verschiedene Formate auszuprobieren. Die bewusste Wahl des richtigen Meetingformats ist keine Frage der Gewohnheit oder des geringsten Widerstands – sie ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für produktive Zusammenarbeit in der hybriden Arbeitswelt."

"'Entschuldigung, ich konnte euch nicht verstehen, könntet ihr das wiederholen?' – Solche Sätze kennen wir alle aus hybriden Meetings. Die größte Herausforderung solcher Meetings ist - neben der Technik - die gleichberechtigte Teilhabe aller – unabhängig davon, ob sie im Raum oder zugeschaltet sind."

Vor Ort Anwesende können die Diskussion dominieren und einen größeren Zusammenhalt entwickeln, da Remote-Teilnehmende weniger sichtbar und hörbar sind. Oft werden nonverbale Signale wie Gestik und Mimik in hybriden Settings verzerrt wahrgenommen oder übersehen. Dies führt gegebenenfalls zu Frust bei Remote-Teilnehmenden. Um alle aktiv einzubinden, sollten virtuelle Teilnehmende gezielt angesprochen und in die Diskussion einbezogen werden.

Eine Möglichkeit, dies sicherzustellen ist, in funktionale Audio- und Videotechnik zu investieren, die virtuelle und physische Teilnehmende gleichberechtigt integriert. Tisch- und individuelle Mikrofone sowie Kameras, die die jeweiligen Sprecher und ein Gesamtbild des Raums anzeigen, sorgen dafür, dass alle gut zu hören und zu sehen sind. Dokumente, die im Meeting herangezogen werden, sind für alle Teilnehmenden digital verfügbar.

Besonders wirksam: Sie haben eine aktive Moderation, die gezielt darauf achtet, dass Remote-Teilnehmende zu Wort kommen. 

Für Arbeitgeber bedeutet dies: Die Investition in gute Technik wird sich lohnen, wenn Sie die Arbeitszeit gegenüberstellen, die ansonsten durch technische Störungen und daraus entstehende Missverständnisse verloren geht. Achten Sie zudem darauf, dass alle Teilnehmenden gleichermaßen auf Informationen zugreifen können. Für Beschäftigte heißt es: Fordern Sie aktiv Ihre Teilhabe ein, wenn Sie zugeschaltet sind. Als Moderator oder Teilnehmer im Raum achten Sie besonders auf die Einbindung aller. Gleichberechtigte Teilhabe ist keine Nebensache, sondern der Schlüssel zu erfolgreicher Zusammenarbeit in hybriden Settings.

"Kennen Sie das? Ein Meeting endet und Sie fragen sich: 'Was haben wir eigentlich erreicht?' Meetings ohne klare Ziele und Struktur sind wie eine Reise ohne Karte – man kommt irgendwo an, aber nicht unbedingt da, wo man hinwollte. 

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor für Meetings sind vorab formulierte Ziele, die dabei helfen, lösungsorientiert zu bleiben und zu überprüfen, ob ein Meeting tatsächlich notwendig ist. Ziele formulieren Sie z.B. nach der SMART-Methode: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und mit einem festen Termin zur Überprüfung der Zielerreichung. Grundsätzlich wird ein Durchschnitt von zwei bis drei gut gestalteten Meetings am Tag empfohlen. Bei mehr als drei Meetings pro Tag muss eine zunehmende Erschöpfung der Teilnehmenden berücksichtigt werden."

Ein Vorschlag: Jedes Meeting beginnt mit der Vorstellung einer klaren Agenda, die als Leitfaden sicherstellt, dass alle wichtigen Punkte thematisiert werden. Bei Sitzungen über 60 Minuten wird eine kurze Pause eingeplant, um die Konzentration hochzuhalten. Ab einer Meetingdauer von über zwei Stunden haben die Pausen eine Länge von 15 Minuten und werden nach jeder Stunde eingelegt. 

Für Arbeitgeber bedeutet dies: Schaffen Sie eine Meetingkultur, die klare Ziele und Strukturen fördert. Stellen Sie sicher, dass Meetings nicht zum Selbstzweck werden, sondern einen echten Mehrwert bieten. Versuchen Sie sich an der Faustregel 'Nicht mehr als drei Meetings pro Tag' zu orientieren und prüfen Sie, ob manche Meetings durch asynchrone Kommunikation ersetzt werden können. Für Beschäftigte heißt es: Fragen Sie nach dem Ziel eines Meetings, wenn es Ihnen unklar ist. Nutzen Sie Agenden zur Vorbereitung und achten Sie auf die Dokumentation von Ergebnissen.