So können Sie 
Schritt für Schritt vorgehen

Um Missverständnisse zu vermeiden und den notwendigen Konsens im Unternehmen herzustellen sollte bereits in der Planungsphase die Beschäftigten für Zweck, Umfang und Nutzen dieses Vorhabens sensibilisiert werden. Nutzen Sie die zur Verfügung stehenden Möglichkeiten, wie Intranetmeldungen, Aushänge, Infoveranstaltungen und Personalversammlungen.

Nur wenn Unternehmensleitung und Belegschaft zusammenarbeiten, können Ihre Aktivitäten langfristig positive Effekte erzielen. Stellen Sie sich daher als Unternehmensleitung klar hinter das Vorhaben und beziehen Sie die Beschäftigten und die Mitarbeitervertretung mit ein, um deren Kenntnisse zu nutzen sowie Widerstände und Bedenken frühzeitig auszuräumen.

Alle Verantwortlichen und Beteiligten sollten über die wichtigsten Begrifflichkeiten, die Betrachtungsgegenstände und das Vorgehen informiert werden.

Neben den Kenntnissen über die betrieblichen Gegebenheiten und die Durchführung von Gefährdungsbeurteilungen allgemein, sind spezielle Fachkenntnisse zur psychischen Belastung notwendig:

• Kenntnisse über die psychischen Belastungsfaktoren, die bei den zu beurteilenden Tätigkeiten auftreten können beziehungsweise relevant sind
• Kenntnisse über Vorgehensweisen und Methodik, sowohl für die Ermittlung der vorliegenden psychischen Belastung als auch über deren Beurteilung mittels Risikobeurteilung
• Kenntnisse über konkrete und praxisorientierte Möglichkeiten der gesundheitsgerechten Arbeitsgestaltung für eine sinnvolle Maßnahmenauswahl

Das Fachwissen kann, sofern nicht bei den Verantwortlichen im Unternehmen vorhanden, durch Schulungen erworben werden, zum Beispiel in Seminaren der VBG.  

Ein naheliegendes und geeignetes Gremium für die Umsetzung ist der Arbeitsschutzausschuss (ASA), der für Planungen und Entscheidungen im Arbeitsschutz vorgesehen und sich folgendermaßen zusammensetzt:

• Unternehmerinnen und Unternehmer
• Führungskräfte
• Fachkraft für Arbeitssicherheit
• Betriebsärztin oder Betriebsarzt
• Betriebsratsmitglieder
• Sicherheitsbeauftragte
• oft auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Die VBG bietet Ihnen außerdem Unterstützung durch Beratungsangebote vor Ort.

Erläuternde und vertiefende Informationen liefern Ihnen  

• der Leitfaden VBG-Fachwissen „Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung“
• die Rubrik „FAQ“- Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung  
• die Rubrik „FAQ“- Gefährdungsbeurteilung
• sowie die Rubrik  „Planung einer Gefährdungsbeurteilung“.

Sie können, Tätigkeiten, Bereiche oder Arbeitsplätze, die in Bezug auf die Belastung gleichartig sind, zu Einheiten zusammenfassen und gemeinsam beurteilen. Hierfür ist es wichtig, eine sinnvolle gefährdungsorientierte Struktur für Ihr Unternehmen zu finden, um einerseits zu vermeiden, dass Sie gleichartige Arbeitsplätze unnötigerweise einzeln beurteilen oder andererseits wesentliche Belastungen vernachlässigen, indem Sie zu grob strukturieren.

Die Einteilung und Festlegung der Untersuchungsgruppen (Tätigkeiten/Bereiche/Arbeitsplätze) ist damit der wesentliche Schritt in der Planung der Gefährdungsbeurteilung. Die Wahl der Einheiten muss dabei nachvollziehbar und begründet sein. Im Folgenden werden mögliche Gruppierungen aufgezählt.  

Nach Arbeitsplatz-, Tätigkeits- oder Berufsgruppe, beispielsweise:  

• Führungskraft  
• Außendienst
• Reinigungskraft  
• Schlosser, Schlosserin
• Sachbearbeiter/-in
• Callcenter-Agent

Nach Organisationsbereich oder Abteilung, beispielsweise:

• Verwaltung
• Produktion
• Lager
• Facility Management

Entscheidend ist die Anwendbarkeit für Ihr Unternehmen. Die Einteilung sollte es Ihnen ermöglichen, zu einer guten Beurteilung der Arbeitsbedingungen zu gelangen und passende Maßnahmen abzuleiten.

Sie beurteilen die arbeitsbedingten Belastungsfaktoren, die an den Arbeitsplätzen und bei den dort anfallenden Tätigkeiten eine Rolle spielen.  

Dafür beachten Sie folgende sechs Gestaltungsbereiche:

1. Arbeitsinhalt / Arbeitsaufgabe (zum Beispiel inhaltlich überfordernde Tätigkeiten, wenig Handlungsspielraum)
2. Arbeitsorganisation (zum Beispiel zu hohe Arbeitsintensität, Störungen/Unterbrechungen, schlechte Kommunikation)
3. Arbeitszeit (zum Beispiel zu hohe Dauer, zu geringe Erholungszeiten, schlecht gestaltete Schichtarbeit)
4. Soziale Beziehungen am Arbeitsplatz (zum Beispiel mangelnde Unterstützung durch Kollegen und Kolleginnen oder durch die Vorgesetzte oder den Vorgesetzten, Konflikte)
5. Arbeitsmittel (zum Beispiel ungeeignete oder fehlende Arbeitsmittel oder PSA)
6. Arbeitsumgebung (zum Beispiel Lärm, ungünstige klimatische oder ergonomische Bedingungen)

Der Anhang 1 „Psychische Belastung: Belastungsfaktoren – Gestaltungsansätze“ im Leitfaden VBG-Fachwissen „Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung“ enthält den Gestaltungsbereichen zugeordnete Belastungsfaktoren mit negativen Ausprägungen, die langfristig Fehlbeanspruchungsfolgen bis hin zu gesundheitlichen Schäden hervorrufen können und in positiver Ausprägung, als Ressource zur Bewältigung von Anforderungen dienen können. An dieser Übersicht können Sie sich orientieren, welche Gestaltungsbereiche und Belastungsfaktoren Sie genauer untersuchen müssen.

Welche Verfahren sind nutzbar, um psychische Belastungen zu ermitteln?

Der Gesetzgeber macht keine Vorschriften über das „Wie“. Gefordert ist nur, dass Sie eine Beurteilung vornehmen, in der alle Gestaltungsbereiche der psychischen Belastung berücksichtigt werden.

Eine Übersicht über mögliche Verfahren bietet zum Beispiel das Handbuch „Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung“ der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA). Weitere Hilfestellungen für die Praxis gibt die GDA-Empfehlung „Berücksichtigung psychischer Belastung in der Gefährdungsbeurteilung“, 4. Auflage.

Darüber hinaus können Sie sich durch Ihre zuständige VBG-Bezirksverwaltung individuell und vor Ort beraten lassen.  

Die VBG bietet Ihnen Erhebungsmethoden an, die gut für viele der bei der VBG versicherten Unternehmen nutzbar sind:  

• eine standardisierte Mitarbeiterbefragung, die Sie selbst mit dem Online-Tool der VBG generieren können
• ein evaluiertes Workshopverfahren KiT (Kurzanalyse im Team)

Da für die psychische Belastung keine verfahrensübergreifenden und allgemeingültigen Grenzwerte existieren, lässt sich die Frage nach der Schwelle, ab der Maßnahmen erforderlich werden, nur in Bezug auf die gewählten Erhebungsverfahren und -instrumente beantworten:

 Zum Beispiel: Nutzung von Instrumenten, die mit Vergleichs- bzw. Referenzwerten arbeiten, z.B. Mitarbeiterbefragungen:

Diese Interpretationsmethode können Sie bei standardisierten Mitarbeiterbefragungen anwenden. Insbesondere, wenn Sie die Befragungen selbst durchgeführt haben, beispielsweise mit dem Online-Tool der VBG.  

Hier erfolgt die Einschätzung anhand von Vergleichen mit betriebsinternen Normwerten (zum Beispiel mit anderen Abteilungen) oder auch externen Normwerten (zum Beispiel Vergleichswerte aus der Branche). Führen diese Vergleiche zu deutlichen Abweichungen, kann das ein Hinweis auf Gestaltungserfordernisse sein.  

Zu beachten ist jedoch, inwieweit die Normwerte oder auch interne Vergleiche für eine Beurteilung ausreichen. Nicht alle Normwerte entspringen aktuellen Untersuchungen und nicht alle Abteilungen lassen sich vergleichen. Trotzdem eignen sich diese Interpretationen dazu, Auffälligkeiten in einem ersten Schritt, das heißt im Sinne einer Grobanalyse zu identifizieren. Sie erfordern jedoch häufig weitere Analyseschritte zur Konkretisierung der Ergebnisse, wie sie im Folgenden erläutert werden.

Die Methoden selbst sind in der Regel gütegesichert und nach wissenschaftlichen Standards konstruiert.

 Zum Beispiel: Beurteilungen im Workshop:

Diese Beurteilungsform ist durch die direkte Einbeziehung der Beschäftigten gekennzeichnet. Dazu gehört zum Beispiel das evaluierte Workshopverfahren KiT (Kurzanalyse im Team).  

Hier können in einem strukturierten Workshop Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Führungskräfte und externe Dienstleisterinnen und Dienstleister zusammen beurteilen, ob die ermittelte Belastung Arbeitsschutzmaßnahmen erforderlich macht und diese idealerweise auch gleich beschließen.  

Dieses Vorgehen ist insbesondere dann sinnvoll, wenn auch die Belastungen selbst im Workshop erarbeitet wurden.  

Wurden Mitarbeiterbefragungen oder Beobachtungen genutzt, können auch diese Ergebnisse im Workshop konkretisiert werden. Fällt beispielsweise während der Datenerhebung eine Abteilung durch sehr hohe Abweichung ihres Mittelwertes bei der quantitativen Überforderung oder mit schlechten Werten bei dem Merkmal Zeitdruck besonders auf, so kann daraus unmittelbar noch keine Maßnahme abgeleitet werden. Der Workshop bietet in diesem Fall die Möglichkeit, genaue Ursachen zu analysieren und zu beschließen, welche konkreten Maßnahmen getroffen werden können.

Die Methode setzt eine gelungene Moderation und das Vorhandensein der notwendigen Fachexpertise für eine sachgerechte Beurteilung voraus. Es kann daher sinnvoll und notwendig sein, Fachleute zu den Workshops hinzuzuziehen (Fachkräfte für Arbeitssicherheit, Betriebsärztinnen und Betriebsärzte, Arbeitspsychologinnen und -psychologen, externe Moderatorinnen und Moderatoren).

 Zum Beispiel: Begehungen / Arbeitsplatzbeobachtungen:

Kern dieser Methode ist die Einschätzung und Beobachtung der Tätigkeiten/Arbeitsplätze durch fachkundiges oder geschultes Personal. Sie wird idealerweise durch Kurz-Interviews mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ergänzt.

Die erfolgreiche Umsetzung von Maßnahmen zur Verbesserung der Arbeitssituation beziehungsweise zu Optimierung der Belastungen stellt das primäre Ziel der gesamten Gefährdungsbeurteilung dar.

Die Maßnahmen werden aus den Ergebnissen der vorangegangenen Schritte abgeleitet. Sie sollen nachvollziehbar und begründet sein.  
Den Grundsatz dafür gibt das Arbeitsschutzgesetz § 4 vor: 
„Arbeit ist so zu gestalten, dass eine Gefährdung für das Leben sowie die physische und die psychische Gesundheit möglichst vermieden und die verbleibende Gefährdung möglichst gering gehalten wird.“  

Darüber hinaus ist gefordert, dass Gefahren primär an ihrer Quelle zu bekämpfen und der Stand der Technik, die Arbeitsmedizin und Hygiene sowie sonstige arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse bei der Maßnahmengestaltung zu berücksichtigen sind. Individuelle Schutzmaßnahmen sind gegenüber anderen Schutzmaßnahmen nachrangig.

Das bedeutet auch, dass die Arbeitsabläufe, die Aufgabenverteilung, die Führungskultur und das generelle Miteinander überprüft und unter Umständen geändert werden müssen. Dort, wo dies nicht möglich ist, sind individuelle Maßnahmen als weiteres Mittel angebracht.

Bei der Suche nach geeigneten Lösungen ist Offenheit und Flexibilität gefordert, insbesondere bei denen, die Entscheidungen treffen.  

Ihre Aufgabe als Unternehmensleiterin oder Unternehmensleiter

Machen Sie Ihren Beschäftigen gegenüber deutlich, dass Sie hinter den geplanten Maßnahmen stehen. Stärken Sie Ihren Führungskräften und Umsetzungsverantwortlichen den Rücken und binden Sie die Mitarbeitervertretung ein. Stellen Sie eine realistische Planung und Budgetierung der Maßnahmen sicher.  

Beziehen Sie geeignete Verantwortliche und alle Beteiligten rechtzeitig ein. Das sind zum einen die Führungskräfte, zum anderen in der Regel auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Sie sind die Fachleute für ihre Arbeitsplätze und Tätigkeiten.

Das T-O-P Prinzip

Grundsätzlich gilt auch bei der psychischen Belastung das allgemeine T-O-P Prinzip des Arbeitsschutzes als Rangfolge der Maßnahmen:

T  –  Technische Maßnahmen

O –  Organisatorische Maßnahmen

P –  Persönliche Maßnahmen

Im Anhang 1 des Leitfadens VBG-Fachwissen „Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung“ finden Sie eine Übersicht zu den Gestaltungsbereichen, möglichen kritischen Ausprägungen und beispielhafte Gestaltungsmöglichkeiten, die Ihnen als Einstieg in die Ableitung von Maßnahmen helfen können.

Das Arbeitsschutzgesetz fordert, dass die Maßnahmen zur Verringerung der Gefährdungen und Belastungen hinsichtlich ihrer Wirksamkeit überprüft werden. Die Notwendigkeit der Wirksamkeitskontrolle ergibt sich auch aus dem Ziel, einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Unternehmen einzuführen.

Maßnahmen sind häufig nicht sofort wirksam.

Bitte beachten Sie, dass Veränderungen sich erst durchsetzen müssen und Maßnahmen oftmals nicht sofort wirksam werden. Planen Sie daher ausreichend Zeit ein, damit sich Ihre Maßnahmen auch auswirken können. Bei der psychischen Belastung kann dies aufgrund der vielfachen Wechselwirkungen langwieriger sein als in anderen Bereichen. Die Personen, die die Wirksamkeit kontrollieren, sollten für diese Aufgabe das notwendige Fachwissen besitzen. Darüber hinaus ist es wichtig, dass sie die Bereiche, in denen beurteilt wird, gut kennen und von diesen unterstützt werden.

Möglichkeiten für eine Wirksamkeitskontrolle:

• Erneute Ermittlung und Beurteilung und Vergleich mit den Ausgangsdaten. Hier wird mit dem ursprünglichen Instrumentarium nochmals die psychische Belastung erhoben und diese dann mit der vorherigen Datenbasis verglichen. Die Differenz kann dann Aufschluss über die Wirksamkeit der Maßnahmen geben. 
  Wichtig ist, dass dabei genau geprüft wird, ob nicht auch andere Bedingungen die aktuelle Ist-Situation beeinflusst haben – sowohl in positiver als auch in negativer Art.
• Workshops mit Beschäftigten und Führungskräften. Auf diese Art kann sehr effektiv die Wirksamkeit spezifischer Maßnahmen beurteilt und gegebenenfalls auch gleich eine Alternative entwickelt werden. Dies muss nicht in gesonderten Workshops erfolgen. Eine solche Wirksamkeitskontrolle kann auch einfach in Besprechungen integriert werden. Vorteilhaft ist, dass ein konkreter Austausch, inklusive der Erörterung von positiven und negativen Aspekten, erfolgen kann. Es müssen nicht erneut Werte interpretiert werden. Auch fördert der Austausch die Mitarbeiterintegration und die Akzeptanz sowie das Verständnis für den Prozess und eventuell entstehende Hindernisse.
• Kurzbefragung von Beschäftigten und Führungskräften. In kleineren Unternehmen oder bei kleineren Maßnahmen kann auch eine Kurzbefragung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der Führungskräfte – schriftlich oder mündlich – ausreichend sein, um die Wirksamkeit der Maßnahmen zu überprüfen. Dies kann zum Beispiel im Rahmen von Begehungen erfolgen. Am Ende sollten Sie sich die Frage stellen, ob sich durch Ihre Maßnahmen etwas verbessert hat oder ob weitere Schritte oder eventuell andere Ansätze notwendig sind, um die Belastung optimal zu gestalten.

Wichtig:

Nehmen Sie Ihre Erfolge wahr und kommunizieren Sie diese! Berichten Sie über erzielte Verbesserungen und zeigen Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, dass es sich lohnt, an der Optimierung der Arbeitsplätze und Tätigkeiten mitzuwirken und sich einzubringen.

Das Arbeitsschutzgesetz fordert, dass die Maßnahmen zur Verringerung der Gefährdungen und Belastungen hinsichtlich ihrer Wirksamkeit überprüft werden. Die Notwendigkeit der Wirksamkeitskontrolle ergibt sich auch aus dem Ziel, einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess im Unternehmen einzuführen.

Maßnahmen sind häufig nicht sofort wirksam.

Bitte beachten Sie, dass Veränderung  in einer Zeit häufiger Restrukturierungen und Veränderungen der Arbeitsbedingungen in immer kürzeren Zeitintervallen stattfindet. Deshalb ist es sinnvoll, in angemessenen Zeiträumen die Belastung erneut zu prüfen.  

Das Arbeitsschutzgesetz fordert außerdem die Gefährdungsbeurteilung zu aktualisieren, wenn sich die zugrundeliegenden Gegebenheiten ändern.

Anlässe für eine solche Aktualisierung können folgende sein:

• auffällige Häufungen von Beschwerden, Fluktuationen, Krankheitstagen und Unfällen, die auf Gefährdungen durch psychische Belastung hindeuten
• neue arbeitswissenschaftliche Erkenntnisse oder Vorschriften zur psychischen Belastung bei der Arbeit
• Veränderungen der Arbeitsbedingungen, der Belastungskonstellationen oder -schwerpunkte durch Reorganisationen von Tätigkeiten
• neue Verfahrensweisen, neue Führungsmethoden, andere Arbeitszeitmodelle
• die Anschaffung neuer Maschinen oder die Einführung neuer Produktionsverfahren

Erläuternde und vertiefende Informationen liefern Ihnen  

• der Leitfaden VBG-Fachwissen „Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung“
• die Rubrik „FAQ“- Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung  
• die Rubrik „FAQ“- Gefährdungsbeurteilung
• die Seminare der VBG, zum Beispiel "Moderieren von Workshops mit VBG "Kurzanalyse im Team" - KiT (MKITA)