Team Agreements
Der Workshop im Detail

Wesentlicher Erfolgsfaktor ist, dass die Teamleitung hybrides Arbeiten sowie die Durchführung des Workshops befürwortet. Klären Sie dies im Vorfeld, sofern Sie nicht selbst die Teamleitung Ihres Teams sind.

Informieren Sie Ihr Team frühzeitig über Ihr Vorhaben, den Workshop durchzuführen. So fühlen sich alle von Anfang an eingebunden.

Führen Sie den Workshop für einen konstruktiven und vertrauensvollen Austausch am besten in Präsenz durch. Besteht diese Möglichkeit nicht, ist der Workshop auch virtuell durchführbar.

Das Workshoptool führt Sie durch den Workshop. Es gibt zwei Möglichkeiten die Diskussionen und die Ergebnisse festzuhalten:

Webbasiert: 
Sie halten die Ergebnisse im Online-Tool fest und können darüber ein Ergebnis-PDF mit Ihren Team Agreements generieren.

Papierbasiert:
Sie nutzen ebenfalls das Workshoptool, die Ergebnisse halten Sie jedoch nicht im Tool, sondern auf Moderationskarten (an einer Pinnwand o.ä.) fest und bereiten diese im Nachgang in der gewünschten Form auf (z.B. als Poster oder Fotoprotokoll).  Hierfür stehen Ihnen verschiedene Materialien zum Download zur Verfügung. Diese finden Sie  unter "Alle Materialien zum Download im Überblick " auf dieser Seite.

Im Workshop besprechen Sie 6 Themen, wobei das sechste Thema „Büro und Raum“ optional ist. Dieses Thema ist nur dann relevant für Ihr Team, wenn Sie in einem für hybrides Arbeiten gestalteten Büro arbeiten, z.B. mit „Desk Sharing“ oder einem Zonenkonzept. Sollte das nicht der Fall sein, dann lassen Sie das Thema aus.

Sie können den Workshop grundsätzlich selbständig durchführen oder sich von außen Unterstützung holen.

Teaminterne Moderation: 
Sie führen den Workshop im Team ohne externe Moderation durch und werden durch das von der VBG zur Verfügung gestellte webbasierte Workshoptool sowie die Anleitungen und Materialien unterstützt.

Teamexterne Moderation: 
Wenn Sie eine Person bei der Workshopmoderation unterstützt, planen Sie Budget und Zeit für weitere Absprachen ein.

Für eine genaue Zeit- und Terminplanung ist die Teamgröße entscheidend. Der Workshop ist konzipiert für Teams von 3 bis 14 Personen. Es nehmen alle Teammitglieder inklusive der Teamleitung teil.

Der Workshop ist in drei Stunden durchführbar. Voraussetzung hierfür ist eine konstruktive und konsequente  Diskussionskultur. Wenn Sie sich mehr Zeit für die Themen nehmen möchten, planen Sie einen Puffer ein oder legen Sie eine längere Workshopdauer fest.

Hat Ihr Team mehr als 14 Personen, gibt es mehr zu besprechen. Das benötigt mehr Zeit. Prüfen Sie zunächst, ob es im Team Subteams gibt, die den Workshop jeweils für sich durchführen können. Falls nicht, gibt es die Möglichkeit den Workshop zu verlängern oder über mehrere Wochen immer ein Thema mit dem gesamten großen Team zu besprechen

Um die Workshopzeit gemeinsam effektiv zu nutzen, ist eine individuelle Vorbereitung aller Teammitglieder wichtig. Versenden Sie daher die Vorbereitungsaufgaben spätestens ein bis zwei Wochen vor dem Workshop an alle Teammitglieder.  Die Materialien stehen Ihnen zum Download zur Verfügung. Diese finden Sie  unter "Alle Materialien zum Download im Überblick " auf dieser Seite.

Bevor Sie in Ihrem Team in den Austausch gehen, machen Sie sich Ihre eigene (Arbeits-) Situation bewusst. Erst dann können Sie im Team gemeinsam effektiv besprechen, wo Team Agreements hilfreich sind und wie diese gestaltet werden sollten, damit Sie langfristig gesund und erfolgreich zusammenarbeiten. Die individuelle Vorbereitung hilft, den Workshop möglichst kurz zu halten.

Für die individuelle Reflexion aller im Team gibt es zwei verschiedene Vorbereitungsmaterialien, die Sie allen ein bis zwei Wochen vor dem Workshop zur Verfügung stellen sollten. Informieren Sie alle, ob das Thema „Büro und Raum“ bearbeitet werden soll.

Zusätzlich soll die Teamleitung oder eine von ihr beauftragte Person zu den betrieblichen Rahmenbedingungen recherchieren.

Vorbereitung für jedes Teammitglied  - Aufwand: ca. 30 Minuten

Vorbereitung für die Teamleitung  -  Aufwand: ca. 40 Minuten

Vorbereitung zu den betrieblichen Rahmenbedingungen für beauftragte Person  - Aufwand: ca. 15 Minuten

Ablauf

Der Workshop dauert drei Stunden und umfasst sechs (optional fünf) Themen.

Methode

Das Workshoptool führt Sie durch den Workshop. Sie haben zwei Möglichkeiten die Diskussionen und die Ergebnisse im Workshop festzuhalten. 

Webbasiert: 
Sie halten die Ergebnisse im Online-Tool fest und können darüber ein Ergebnis-PDF mit Ihren Team Agreements generieren.

Papierbasiert:
Sie nutzen ebenfalls das Workshoptool, die Ergebnisse halten Sie jedoch nicht im Tool, sondern auf Moderationskarten (an einer Pinnwand o.ä.) fest und bereiten diese im Nachgang in der gewünschten Form auf (z.B. als Poster oder Fotoprotokoll).  Hierfür stehen Ihnen verschiedene Materialien zum Download zur Verfügung. Diese finden Sie  unter "Alle Materialien zum Download im Überblick " auf dieser Seite.

Vorgehen je nach Teamgröße

Um gut in den Austausch zu kommen, raten wir Ihnen, das Vorgehen je nach Workshopgröße anzupassen.

Kleine Teams mit bis zu 7 Teammitgliedern:
Besprechen Sie die Themen alle zusammen in der ganzen Gruppe und formulieren anschließend gemeinsam Ihre Team Agreements.

Große Teams mit 8-14 Teammitgliedern:
Besprechen Sie die Themen immer zuerst in Kleingruppen à 2-4 Personen (5 Minuten). Anschließend tauschen Sie die wichtigsten Aspekte aus den Kleingruppen in der gesamten Workshopgruppe aus und zum Abschluss formulieren Sie alle gemeinsam Ihre Team Agreements zum jeweiligen Thema (10 Minuten).

Hat Ihr Team mehr als 14 Personen, finden Sie unter "Planung - Legen Sie Workshop-Teilnehmende fest und vereinbaren Sie einen Termin" hilfreiche Hinweise.

Rollenverteilung im Workshop 

Legen Sie zu Beginn fest, welche Personen aus Ihrem Team folgende Rollen im Workshop übernehmen:

• Moderatorin oder Moderator: 
  Führt inhaltlich durch den Workshop und hat die Zeit im Blick
• Schreiberin oder Schreiber: 
  Hält Ergebnisse und die Team Agreements schriftlich fest
• Workshopmitglied: 
  Die Team Agreements leben von den Beiträgen aller, und auch der Workshop lebt davon, dass alle gleichberechtigt mitdenken und mithelfen, wenn Schreiber/in oder Moderator/in Hilfe brauchen.

• Es gibt viel zu besprechen - behalten Sie die Zeit im Blick. Neben der Moderation können hier alle Teammitglieder darauf achten.
• Haben Sie im Team bislang eher wenig Erfahrung mit dem hybriden Arbeiten, entwickeln Sie in diesem Workshop erst einmal Team Agreements, die Sie ausprobieren wollen. Dies schafft eine grobe Orientierung, um Erfahrungen zu sammeln.
• Haben Sie bereits viel Erfahrung mit dem hybriden Arbeiten und es läuft generell gut, müssen Sie vermutlich weniger Neues erfinden, sondern eher die bestehende, gelebte Praxis überprüfen.
• Wenn Diskussionen nicht in einem entsprechenden zeitlichen Rahmen bleiben, verlieren Sie sich nicht in Details. Gehen Sie lieber zum nächsten Thema über.
• Richten Sie den Fokus auf Themen, bei denen Sie eine Einigung erzielen können. Ungelöste Inhalte können Sie am Schluss des Workshops oder in einem anderen Termin erneut diskutieren.
• Manchmal hakt es auch an zu wenig Diskussion: Wenn langes Schweigen droht, gehen Sie am besten einfach reihum und alle im Team sagen etwas.
• Wichtig ist, dass Sie alle Themen ansprechen und alle im Team die Gelegenheit haben, sich zu äußern. Besteht zu einem Thema kein Regulierungsbedarf, überspringen Sie dies.
• Jedes Team ist anders – formulieren Sie daher für Ihr Team passend. Die Beispiele im Workshop dienen nur zur Orientierung.
• Nutzen Sie an die Unterscheidung zwischen strikten Regeln und weniger verbindlichen Prinzipien. Mit Prinzipien schafft man sich mehr Freiheiten, mit Regeln mehr Einheitlichkeit und Klarheit.
• Bei hoher Unsicherheit oder großer Uneinigkeit im Team machen Sie ein Experiment: Treffen Sie befristete Team Agreements und sammeln Sie Erfahrungen, bevor Sie sich definitiv festlegen.
• Regeln werden eher akzeptiert und befolgt, wenn sie auch eine Begründung enthalten. Beispiel: Um sicherzustellen, dass wir ausreichend übereinander informiert sind, arbeiten wir normalerweise mittwochs alle vor Ort.

• Machen Sie Ihre Team Agreements für alle sichtbar, zum Beispiel
  • als großes Poster ausdrucken und aufhängen
  • als Dokument an alle im Team verschicken
  • in einem Dokument erfassen und im passenden geteilten Ordner (z.B. Teamsitzungsprotokolle) ablegen.
• Die fertigen Team Agreements sind ein „lebendes Dokument“.
  • Das Beschlossene ist nicht in Stein gemeißelt – es sollte idealerweise regelmäßig überprüft werden. Vereinbaren Sie jetzt schon einen Termin (z.B. in 6 Monaten).
  • Wurden Team Agreements auf Zeit getroffen, planen Sie einen Termin, um Ihre Erfahrungen auszutauschen.
• Informieren Sie Neuzugänge im Team über Ihre Team Agreements.
• Kommunizieren Sie relevante Team Agreements an andere Organisationseinheiten. Bei Bedarf können Sie Absprachen und Anpassungen in der Zusammenarbeit mit den anderen Organisationseinheiten vornehmen.