Planungsinstrument

Zur Ermittlung der Pflichten zum Beispiel für das Unternehmen geltende:

• staatliche Regelwerke
• das „Vorschriften und Regelwerk“ der DGUV
• Auflagen von Behörden
• Hilfen der VBG, wie Online-Branchenseiten nutzen.

Verantwortlichkeiten für den Arbeitsschutz festlegen.

Dazu für Führungskräfte Pflichten und Aufgaben inklusive der Aufgaben im Arbeitsschutz festlegen, klar abgrenzen, und schriftlich übertragen – zum Beispiel per Arbeitsvertrag oder in einer speziellen Pflichtenübertragung; gegebenenfalls auch eine AMS-Beauftragte beziehungsweise einen AMS-Beauftragten festlegen.

Pflichten und Aufgaben der verantwortlichen Führungskraft konkret benennen – zum Beispiel:

• Durchführung der Beurteilung der Arbeitsbedingungen
• Unterweisung
• Kommunikation
• Beteiligung der Beschäftigten
• Prüfungen von Arbeitsmitteln
• ergonomische Arbeitsgestaltung
• Tragen Persönlicher Schutzausrüstung
• Qualität der Arbeitsergebnisse
• Unfalluntersuchungen
• interne Audits

Verantwortungsbereiche gemeinsam mit den jeweiligen Verantwortlichen besprechen und vereinbaren.

Befugnisse und Mittel zur Umsetzung der Pflichten und Aufgaben genau festlegen und möglichst schriftlich vereinbaren – zum Beispiel:

• Anweisungsbefugnis
• Arbeits- und Arbeitszeitgestaltung
• Beauftragung von befähigten Personen
• Anschaffung von Arbeitsmitteln
• Gestaltung von Arbeitsplätzen
• Budget

Kriterien des Arbeitsschutzes in die persönlichen Zielvereinbarungen aufnehmen.

Festgelegte Aufgaben der Führungskräfte im Arbeitsschutz schriftlich übertragen – zum Beispiel per Arbeitsvertrag oder in einer speziellen Pflichtenübertragung (Muster der VBG unter Beispiele und weitere Dokumente).

• Arbeitsaufgaben, Arbeitsablauf, Terminierung, Vorgehen bei der Realisierung der Arbeitsaufgaben zwischen Führungskraft und Beschäftigten festlegen oder vereinbaren
• Arbeitsaufgaben inklusive der Aufgaben im Arbeitsschutz für alle Beschäftigten (auch Aushilfen, Telearbeitskräfte und Zeitarbeitskräfte) klar abgrenzen und benennen – zum Beispiel im Tätigkeitsprofil:
  • Beteiligungsmöglichkeiten
  • ergonomisches Arbeiten
  • bestimmungsgemäßer Einsatz der Arbeitsmittel
  • Beseitigung von Gefährdungen und unnötigen Belastungen
  • Benutzen Persönlicher Schutzausrüstung
  • Mängel, Störungen und Probleme im Arbeitsablauf melden
  • Möglichkeiten, Verbesserungen einzuleiten
• Für Arbeiten bei Kundinnen und Kunden beziehungsweise außerhalb des Unternehmens Einsatz- und Arbeitsbedingungen berücksichtigen – zum Beispiel Montagearbeiten, Einzelarbeitsplätze, Dienstfahrten, Zeitarbeit
• Alle Beschäftigten informieren, welches staatliche und berufsgenossenschaftliche Regelwerk in ihrem Unternehmen einzuhalten ist
• Bei Unternehmen, deren Beschäftigte auch zu Hause – zum Beispiel Telearbeit – oder außerhalb arbeiten: festlegen oder gemeinsam vereinbaren, wie die Arbeitsaufgaben, die Arbeitszeit zu Hause und unterwegs gestaltet und bewertet werden
• Die Aufgaben der Fachkraft für Arbeitssicherheit und der Betriebsärztin beziehungsweise des Betriebsarztes festlegen (kleinere Unternehmen bei Bedarf – siehe Betreuung, Prozessschritt 5.1)
• Ansprechpersonen für die Beratungsdienstleistungen der VBG zu Fragen des Arbeitsschutzes festlegen

Dies kann z. B. im Rahmen der Unterweisung erfolgen (siehe auch Prozessschritt 4.1).

Auf Grundlage der Beurteilung der Arbeitsbedingungen (siehe Prozessschritt 2) ist festzustellen, ob aufgrund der Gefährdung ein Arbeitsfreigabesystem mit Erlaubnisschein nötig ist, z. B. im Sinne der TRBS 112-1 „Explosionsgefährdungen bei und durch Instandhaltungsarbeiten – Beurteilung und Schutzmaßnahmen“. Diese sind entsprechend zu bestimmen und zu erteilen.

Möglich z. B. im Rahmen der Pflichtenübertragung.

Es ist wichtig, zuerst festzulegen, welche Kompetenzen und Qualifikationen für die einzelnen Arbeitsaufgaben erforderlich sind, und dann die Beschäftigten entsprechend einzusetzen. Dabei sind auch psychische und körperliche Anforderungen zu beachten.

• Bei der Verteilung der Arbeitsaufgaben die individuellen Kompetenzen und Vorstellungen sowie die Erfahrungen und Fähigkeiten der Beschäftigten berücksichtigen.
• Bei der Verteilung der Arbeitsaufgaben auch die individuelle Situation der Beschäftigten berücksichtigen (Kinder, Pflege, ...) – zum Beispiel Gleitzeit, flexible Arbeitszeiten, Teilzeitmodelle, Homeoffice.
• Die Beschäftigten bei der Verteilung der Arbeitsaufgaben beteiligen.
• Mit Beschäftigten, die zeitweise besonderen Belastungen unterliegen, werden gemeinsam Entlastungsphasen vereinbart.
• Arbeiten möglichst abwechslungsreich gestalten – zum Beispiel Mischtätigkeit bei reinen Bildschirmarbeiten, Job-Rotation.

Zum Beispiel durch regelmäßige Gespräche mit den Beschäftigten, in denen auch über ihre Beanspruchung (Über- oder Unterforderung) gesprochen wird. Bei Problemen werden gemeinsam mit den Beschäftigten Verbesserungsmöglichkeiten der Arbeitssituation vereinbart.

Eine weitere Möglichkeit ist die Nutzung der regelmäßigen Arbeitsplatzbegehungen der Arbeitsplätze durch die Fachkraft für Arbeitssicherheit.

Spezielle Nachweise über Qualifikationen und andere Voraussetzungen überprüfen und dokumentieren – zum Beispiel Führerschein, Sachkundenachweise, Gabelstapler-Ausbildung.

Beurteilungen, bei denen die Eignung der untersuchten Person für eine bestimmte Tätigkeit im Interesse des Arbeitgebers oder zum Schutz Dritter ermittelt werden soll.

Dazu gehört auch die Feststellung, ob die Person die zur Erfüllung der Aufgaben erforderlichen körperlichen Fähigkeiten besitzt, wie z. B. die Hör- und Sehfähigkeit, die körperliche Belastbarkeit und der Tastsinn.

Beschäftigungsbeschränkungen berücksichtigen – zum Beispiel Jugendarbeitsschutz, Mutterschutz.

Dazu gehören auch die notwendigen betriebsspezifischen Qualifikationen und Kompetenzen.

Bei der Beauftragung von Zeitarbeitskräften die Qualifikationen und Kompetenzen auch im Arbeitsschutz berücksichtigen.

Unter anderem ist Folgendes zu dokumentieren:

• Pflichtenübertragungen
• Ergebnisse der Beurteilung der Arbeitsbedingungen
• Durchgeführte Unterweisungen
• Eingesetzte Betriebsanweisungen
• Durchgeführte Prüfungen
• Gegebenenfalls die notwendige und durchgeführte arbeitsmedizinische Vorsorge
• Sicherheitstechnische und arbeitsmedizinische Betreuung inklusive der betriebsspezifischen Betreuung
• Erlaubnisscheine

Betriebsspezifisch festlegen, welche Dokumente und Formulare notwendig sind und wer diese zu führen hat.

Betriebsspezifisch festlegen, wer für die Aktualisierung der jeweiligen Vorlagen/Unterlagen zuständig ist.

• Betriebsspezifisch festlegen, wer die Beurteilung der Arbeitsbedingungen verantwortlich durchführt.
• Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Betriebsärztinnen beziehungsweise Betriebsärzte bei der Planung und Durchführung der Beurteilung der Arbeitsbedingungen hinzuziehen.
• Festlegen, wer an den Beurteilungen der Arbeitsbedingungen teilnimmt – zum Beispiel die betroffenen Beschäftigten.
• Sicherstellen, dass auch die Gefährdungen für Kundinnen und Kunden, Besucherinnen und Besucher sowie andere betriebsfremde Personen bei der Beurteilung berücksichtigt werden.

Bei Unternehmen mit Betriebsrat/Personalrat und/oder anderen Interessenvertretungen: Die Interessenvertretung wird bei der Beurteilung der Arbeitsbedingungen beteiligt.

Fristen für die Durchführung der Beurteilung der Arbeitsbedingungen festlegen – zum Beispiel jährlich oder bei neuen Arbeitsverfahren, neuen Arbeitsmitteln oder wesentlichen Änderungen im Arbeitsablauf.

Ausgehend von den zu beurteilenden Bereichen beziehungsweise Tätigkeiten werden die betrieblichen Gefährdungen und Belastungen beurteilt. Dazu kann die Übersicht der Gefährdungsfaktoren der VBG herangezogen werden (Anhang 1). Darin werden typische technische, ergonomische, chemische, biologische und auch psychische Gefährdungen/Belastungen benannt. Es ist jedoch zu beachten, dass die Ermittlung der psychischen Belastungen durch diesen Katalog nicht abgeschlossen ist. Konkrete Maßnahmen lassen sich nur ergreifen, wenn dafür entwickelte spezifische Analysemethoden angewandt werden. Solche Methoden sind im VBG-Fachwissen „Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastungen“ erläutert.

Je nach Ergebnis der Beurteilung der Arbeitsbedingungen ist die Rangfolge der zu ergreifenden Maßnahmen festzulegen. Hierbei sind Gefahren an der Quelle zu bekämpfen und individuelle Schutzmaßnahmen nachrangig zu anderen Maßnahmen.

Die Erfahrungen der Beschäftigten bei der Beurteilung der Arbeitsbedingungen und bei der Festlegung der notwendigen Maßnahmen mitberücksichtigen (Beschäftigte befragen).

Vorhandene Vorlagen der VBG für die Beurteilung der Arbeitsbedingungen nutzen. Die VBG bietet neben verschiedenen Branchenleitfäden – zum Beispiel für Zeitarbeit, Kfz-Prüfanlagen, Tierheime, keramische und Glas-Industrie oder ÖPNV/Bahnen – das Tool GEDOKU zur Beurteilung der Arbeitsbedingungen an.

Festlegen, wer, wann und wie die Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen kontrolliert. Siehe auch Prozesschritt 6.2.

Neue, aber auch vorhandene Arbeitsräume nach einem Konzept planen und gestalten, das die Bearbeitung der Arbeitsaufgaben und die Leistungsfähigkeit der Menschen fördert. Die Raumplanung umfasst die Raumabmessungen, die Anordnung der Arbeitsplätze, die Flächennutzung, die Barrierefreiheit, die Verkehrswege, das Raumklima, die Beleuchtung und die Lärmeinwirkungen.

Bei der Planung von Arbeitsplätzen sind die Wechselbeziehungen unter anderem zwischen folgenden Aspekten zu beachten:

• Bedürfnisse und Interessen des Menschen (Bewegungsräume, Steuerbarkeit, Individualisierbarkeit, Lärm, Klima, Licht, Sehvermögen, Blickrichtung, Körperhaltung, Barrierefreiheit, ...)
• Arbeitsaufgabe und -abläufe (Kommunikationsprozesse, Information, Kooperationsbedarf, Konzentrationserfordernisse, Sehaufgaben, Schichtarbeit, Desk-Sharing, ...)
• Soft- und Hardware (Bildschirmdarstellung, Reflexion/Blendung, Anzahl der Bildschirme, Platz für Rechner/Drucker und Tastatur, Bewegungsräume am Arbeitsplatz, ...)
• Arbeitsplatzanordnung (Art der Arbeitsplätze – Einzelarbeit, Gruppenarbeit, Anordnung und Variabilität der Arbeitsplätze, Fenster und Beleuchtung, ...)
• Voraussetzungen des Gebäudes (Architektur des Gebäudes, Geometrie der Räume, elektrische Anlagen, Verkehrswege, Himmelsrichtung, Nachbarbebauung, ...)

Bei der Planung von Arbeitsplätzen berücksichtigen, dass geprüfte Arbeitsmittel (GS, DGUV Test) beschafft werden.

Bei allen Fragen der Konzeption und Planung sind bei Bedarf die Fachkraft für Arbeitssicherheit, die Betriebsärztin beziehungsweise der Betriebsarzt oder die VBG hinzuzuziehen.

Arbeitsabläufe zur Erledigung der Arbeitsaufgaben sorgfältig planen und Verantwortlichkeiten genau festlegen.

Bei der Konzeption und Planung der Arbeitsaufgaben sowie der Festlegung der Verantwortlichkeiten unter anderem beachten:

• Notwendige Materialien zur Verfügung stellen
• Notwendige Arbeitsmittel organisieren
• Arbeitsflächenbedarf festlegen (Arbeitsplatz, Verkehrswege, Lagerflächen)
• Eventuell erforderliche Persönliche Schutzausrüstungen zur Verfügung stellen.
• Informations- und Kommunikationswege festlegen
• Mögliche Überschneidungen von Arbeitsprozessen feststellen und regeln

Bei der Konzeption und Planung der Arbeitsaufgaben die Anforderungen der Kundinnen und Kunden auf die Machbarkeit in Bezug auf den Arbeitsschutz überprüfen.

Wenn sich eigene oder fremde Beschäftigte gegenseitig gefährden könnten, vertraglich eine Person (Koordinatorin oder Koordinator) festlegen. Diese Person stimmt die Arbeiten aufeinander ab und hat Weisungsbefugnis gegenüber Ihren Beschäftigten und den Beschäftigten der Fremdfirma, soweit dies zur Vermeidung der gegenseitigen Gefährdung erforderlich ist. Die Beschäftigten und alle weiteren Beteiligten sind über die koordinierende Person und deren Weisungsbefugnisse zu informieren.

Arbeiten Ihre Beschäftigten in fremden Arbeitsstätten, vorab die Bedingungen und Gefährdungen dieser Arbeitsplätze ermitteln. Mit den Verantwortlichen der fremden Arbeitsstätte klären, wie man sich gegen eventuelle Gefährdungen schützen kann und wer die Schutzmaßnahmen veranlasst – zum Beispiel Persönliche Schutzausrüstungen, bestimmte Verhaltensweisen, arbeitsmedizinische Vorsorge. Die Beschäftigten sind über Sanitätsräume, Pausenräume, Erste Hilfe und Brandschutz sowie die notwendigen Schutzmaßnahmen zu informieren. Die Umsetzung der Schutzmaßnahmen ist zu kontrollieren.

Generell sind bei der Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen bei Bedarf die Fachkraft für Arbeitssicherheit, die Betriebsärztin beziehungsweise der Betriebsarzt oder die beratende Person der VBG hinzuzuziehen. Hier auch das Produktsicherheitsgesetz (ProdSG) beachten.

Den Verantwortlichen für die Bestellung und Beschaffung von Gütern deutlich machen, dass nur sicherheitstechnisch einwandfreie und geprüfte – zum Beispiel GS, DGUV Test, RAL, EG-Baumusterprüfung – Arbeitsmittel, Einrichtungen und Persönliche Schutzausrüstungen beschafft werden.

• Beim Kauf von Software sicherstellen, dass die Gebrauchstauglichkeit überprüft wird
• Erfahrungen der Verantwortlichen und der Beschäftigten der betroffenen Arbeitsbereiche berücksichtigen, damit nur Arbeitsmittel, Stoffe oder andere Güter sowie Persönliche Schutzausrüstungen angeschafft werden, die den Erwartungen der Verantwortlichen und Beschäftigten entsprechen
• Vorgaben zum Arbeitsschutz in die Verträge mit den Lieferfirmen mit aufnehmen
• Die eingehenden Arbeitsmittel, Stoffe und anderen Güter darauf überprüfen, ob sie den Sicherheitsanforderungen entsprechen (Eingangsprüfung)

Bei der Auswahl von Dienstleistungs- und Fremdfirmen nach Kriterien der sicheren und gesundheitsgerechten Leistungserbringung sind unter anderem zu beachten:

• Nachweise der Lieferfirmen – zum Beispiel sicherheitstechnische Betreuung, Unfallquote, Managementsysteme
• Auszeichnungen und Zertifikate – zum Beispiel Arbeitsschutzmanagement, Qualitätsmanagement, Umweltmanagement
• Erfahrungen und Empfehlungen
• Qualität der vorhandenen Lieferfirmen überprüfen
• Mit Dienstleistungs- und Fremdfirmen vertraglich sichere und gesundheitsgerechte Leistungserbringung vereinbaren

• Die Beschäftigten (auch Aushilfen und Telearbeitskräfte) regelmäßig über die Gefährdungen bei der Arbeit sowie über sicheres und gesundheitsgerechtes Arbeiten informieren (unterweisen)
• Die in den Beurteilungen der Arbeitsbedingungen ermittelten Betriebsanweisungen erstellen und aushängen; dazu die Muster der VBG nutzen, die für verschiedene Branchen erstellt worden sind – siehe zum Beispiel VBG-Branchenleitfäden, VBG-Onlineseiten für einzelne Branchen (www.vbg.de)
• Betriebsanweisungen für Information der Beschäftigten (Unterweisungsgespräche) nutzen
• Die VBG bietet eine Reihe von branchen- und themenspezifischen Unterweisungshilfen an. Sie finden diese Praxishilfen auf unseren Themen- und Branchenseiten und mit Hilfe der Praxisbox und dem Filterkriterium „Unterweisung“.
• Festlegen, dass alle Beschäftigten (auch Aushilfen und Telearbeitskräfte) über ihre Arbeitsaufgaben alle notwendigen Informationen besitzen.

• Alle darüber informieren, wo die erforderlichen Informationen zu den Arbeitsaufgaben und den damit verbundenen Gefährdungen und Schutzmaßnahmen zu finden sind, damit sich alle jederzeit selbst informieren können – zum Beispiel im Intranet/Extranet, in Projektordnern, bei Projektverantwortlichen
• Den Beschäftigten (auch Aushilfen und Telearbeitskräften) die VBG-Infoblätter über die Gefährdungen bei der Arbeit sowie über sicheres und gesundheitsgerechtes Arbeiten geben
• Informationsschriften – zum Beispiel Flyer, Broschüren, Plakate – zu fachgerechtem, sicherem und gesundheitsgerechtem Arbeiten zur Verfügung stellen
• Beschäftigte informieren, wo sie im Internet Informationen zu fachgerechtem, sicherem und gesundheitsgerechtem Arbeiten finden

Das Regelwerk kann in schriftlicher oder elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden.

• Mit den Führungskräften und Projektverantwortlichen vereinbaren und festlegen, wie die Kommunikation im Unternehmen zu erfolgen hat (Kommunikationswege)
• Führungskräften und Projektverantwortlichen verdeutlichen und mit ihnen vereinbaren, dass im Unternehmen eine vertrauensvolle Zusammenarbeit der Beschäftigten und ein kooperativer Führungsstil gepflegt werden (Unternehmenskultur)
• Mit den Führungskräften und Projektverantwortlichen vereinbaren oder festlegen, wie Beschäftigte (auch Aushilfen und Telearbeitskräfte) behandelt werden, die ihre Leistungen nicht wie vereinbart erbringen; Führungskräfte und Projektverantwortliche dazu motivieren, den Beschäftigten zu vertrauen und gemeinsam mit ihnen zu versuchen, die Ursachen zu ermitteln und abzustellen
• Mit den Führungskräften und Projektverantwortlichen vereinbaren oder festlegen, dass sie Ursachen für Probleme gemeinsam mit den Beschäftigten herausfinden und gemeinsam mit den Beschäftigten Änderungsmaßnahmen vereinbaren – Probleme können beispielsweise sein: hohe Fehlzeiten, viele Fehler und Störungen, viele Beinahe-Unfälle und Unfälle, mangelhafte Qualität der Produkte und Leistungen oder Kundenbeschwerden
• Gemeinsam mit allen Beteiligten vereinbaren oder festlegen und alle Beteiligten informieren, wie Kommunikationsprobleme untereinander und Probleme der sozialen Beziehungen zu klären sind; vereinbaren oder festlegen, wie eventuelle Konflikte untereinander zu lösen sind
• Auch die Kommunikationswege zu externen Dienstleistungsfirmen vereinbaren – wie zum Beispiel Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsärztin beziehungsweise Betriebsarzt, VBG, staatliche Stellen

Kommunikationswege für folgende Fälle vereinbaren oder festlegen:

• wer bei Störungen und Unfällen zu informieren ist und was mit der Information geschieht
• wer über Mängel von Arbeitsmitteln und Einrichtungen zu informieren ist und was mit der Information geschieht
• wer über unnötige Belastungen und Probleme bei der Umsetzung der Arbeitsaufgabe zu informieren ist und was mit der Information geschieht
• wer über Probleme beim Einsatz von Arbeitsstoffen zu informieren ist und was mit der Information geschieht

Mit den Führungskräften und Projektverantwortlichen vereinbaren oder festlegen, dass sie bei allen Planungen und Arbeitsaufgaben die Erfahrung der betroffenen Beschäftigten anhören und Probleme gemeinsam mit ihnen besprechen.

Bei Unternehmen mit Betriebsrat/Personalrat und/oder anderen Interessenvertretungen sicherstellen, dass diese an der Gestaltung der Arbeit beteiligt werden – zum Beispiel durch Betriebsvereinbarungen.

Bei der Einführung neuer Arbeitsverfahren, neuer Arbeitsmittel oder neuer Produkte und Dienstleistungen die Erfahrungen der Beschäftigten anhören und berücksichtigen.

• Möglichkeiten für die Beschäftigten schaffen, ihre Vorstellungen artikulieren zu können
• Bei Unternehmen mit Betriebsrat/Personalrat und/oder anderen Interessenvertretungen sicherstellen, dass diese an der Gestaltung der Arbeit beteiligt werden – zum Beispiel durch Betriebsvereinbarungen
• In Besprechungen auch über Probleme und Störungen, Gefährdungen und Fehlbelastungen im Arbeitsablauf sprechen und gemeinsam Verbesserungsmaßnahmen vereinbaren
• Den Beschäftigten einen möglichst großen Rahmen eigenverantwortlicher Entscheidungen bei der Realisierung der Arbeitsaufgabe überlassen
• Mit den Beschäftigten den Rahmen ihrer Entscheidungen genau absprechen, klären und vereinbaren
• Mit den Beschäftigten vereinbaren, wie die Arbeitsergebnisse kontrolliert werden
• Beschäftigten-Befragungen durchführen, wie die Beteiligungsprozesse im Unternehmen funktionieren und wie zufrieden die Beschäftigten damit sind

Ein Verfahren im Unternehmen vereinbaren:

• wie Beschäftigte Verbesserungsvorschläge für Arbeitsprozesse oder Schutzmaßnahmen einbringen können und wie mit diesen Vorschlägen umgegangen wird.
• wie Beschäftigte Kritik, Gefährdungen und Fehlbelastungen artikulieren können und wie mit der Information umgegangen wird.

• Sind für Arbeitsaufgaben spezielle Kompetenzen und Qualifikationen – siehe Prozessschritt 1.3 – erforderlich, ist die entsprechende Aus-/Weiterbildung zu organisieren oder zu ermöglichen
• Gesetzlich oder vertraglich geforderte Aus- und Weiterbildung ermöglichen – zum Beispiel bestimmte Kenntnisse für befähigte Personen oder das Fahrpersonal von Gabelstaplern.
• Mit fachkundigen Beschäftigten, der Fachkraft für Arbeitssicherheit oder der Betriebsärztin beziehungsweise dem Betriebsarzt interne Weiterbildungsmaßnahmen organisieren – zum Beispiel Nutzung der Software, Bedienen von bestimmten Arbeitsmitteln, Organisation von internen Arbeitsabläufen, Informationen über spezielle Arbeitsverfahren, Umgang mit Kunden und Kundinnen
• Organisieren, dass die Erfahrungen der Beschäftigten mit neuen Arbeitsverfahren, Arbeitsmitteln sowie neuen Kundenanforderungen an die anderen Beschäftigten weitergegeben werden – dafür ein Verfahren festlegen oder vereinbaren (lernende Organisation)
• Organisieren, dass die Ausbildungsangebote über Seminare der VBG regelmäßig gesichtet werden, um Führungskräften, Sicherheitsbeauftragten oder Mitgliedern des Betriebsrates eine ergänzende Qualifizierungsmaßnahme zu ermöglichen
• Spezielle Seminarangebote der VBG für den Arbeitsbereich des Unternehmens im Unternehmen aushängen

Überprüfen, wie Ihr Unternehmen sicherheitstechnisch betreut wird (Regelbetreuung oder alternative Betreu­ungsmodelle, wie Unternehmermodell oder Betreuung über Kompetenzzentren der VBG) und Rahmenbedingungen sicherstellen. Im Bedarfsfall durch die VBG beraten lassen.

Nachweise durch innerbetriebliche Bestellungen oder externe Beauftragung.

Regelbetreuung

• Nur geeignete und qualifizierte Fachkräfte für Arbeitssicherheit, Betriebsärztinnen und Betriebsärzte beziehungsweise Dienstleistungsbetriebe bestellen – zum Beispiel Nachweis über Fachkunde oder GQA-zertifizierte Dienste
• Die Leistungen und die Umfänge der betriebsspezifischen Betreuung festlegen, die die Grundbetreuung ergänzen und die Besonderheiten im Unternehmen berücksichtigen; bei dieser Festlegung die Fachkräfte für Arbeitssicherheit und Betriebsärztinnen beziehungsweise -ärzte hinzuziehen
• Begehungen und Beratungen durch Fachkräfte für Arbeitssicherheit sowie Betriebsärztinnen und -ärzte dokumentieren lassen (Protokolle, Schriftverkehr)
• Auf die vorgeschriebenen Einsatzzeiten in der Grundbetreuung und die vereinbarten Einsatzzeiten der betriebsspezifischen Betreuung achten und Einsatzzeiten dokumentieren

Bis zu 20 Beschäftigte

• Gegebenenfalls das System der Grundbetreuung und anlassbezogenen Betreuungen wählen und umsetzen; dazu mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit und der Betriebsärztin beziehungsweise dem Betriebsarzt die Grundbetreuung und die Modalitäten der anlassbezogenen Betreuung vereinbaren

Alternative Betreuungsmodelle

1. Unternehmermodell (je nach Branche bis zu 30 bzw. 50 Beschäftigte)
   • An den Motivations- und Informationsmaßnahmen sowie Fortbildungen der VBG teilnehmen
   • Bei Bedarf externe Beratung hinzuziehen (nur geeignete und qualifizierte Fachkräfte für Arbeitssicherheit, Betriebsärztinnen und -ärzte beziehungsweise Dienstleistungsfirmen bestellen – zum Beispiel Nachweis über Fachkunde oder GQA-zertifizierte Dienste)
   • Beschäftigte über Sicherheitsfachkräfte sowie Betriebsärztinnen und -ärzte (falls vorhanden Sicherheitsbeauftragte) und ihre Aufgaben informieren
   • Bei Teilnahme am digitalen Unternehmermodell, Erfüllung der Voraussetzungen (Registrierung auf dem DIAdrei-Portal, Teilnahme Online-Pflichtseminar-DIAdrei, Erstellung und Dokumentation einer Gefährdungsbeurteilung mit GEDOKU).
2. Betreuung über Kompetenzzentren der VBG (KPZBetreuung, bis zu 20 Beschäftigte)
   • Anmeldung im Kompetenzzentren-Portal der VBG (kpz-portal.vbg.de)
   • Teilnahme an den Selbstlernmodulen mit Beurteilung der Arbeitsbedingungen
   • Bedarfsorientierte Betreuung wahrnehmen
   • Anlassbezogene Betreuung wahrnehmen
   • Beurteilung der Arbeitsbedingungen fortschreiben
   • Beschäftigte über die Art der praktizierten sicherheitstechnischen und betriebsärztlichen Betreuung und die Kontaktmöglichkeiten zum Kompetenzzentrum informieren

Arbeitsmedizinische Vorsorge gemäß Prozessschritt 2.1 Beurteilung der Arbeitsbedingungen ermöglichen und durchführen lassen, zum Beispiel bei Bildschirmarbeit oder Arbeiten in Lärmbereichen.

Dokumentation zum Beispiel in der Vorsorgekartei.

Zum Beispiel durch die Jahresberichte von Betriebsarzt/Betriebsärztin bzw. Fachkraft für Arbeitssicherheit und Protokolle der Arbeitsschutzausschusssitzungen.

Sicherheitsbeauftragte (mehr als 20 Beschäftigte)

• Sicherheitsbeauftragte bestellen und schriftlich beauftragen (falls vorhanden, Betriebsrat in die Bestellung miteinbinden)
• Sicherheitsbeauftragte, zum Beispiel bei der VBG ausbilden lassen
• Aufgaben des beziehungsweise der Sicherheitsbeauftragten festlegen (kann in Beauftragungsformular geschehen)

Arbeitsschutzausschuss (mehr als 20 Beschäftigte)

• Arbeitsschutzausschuss bilden (Zusammensetzung: Unternehmensleitung oder eine von dieser beauftragte Person, zwei Betriebsratsmitglieder, Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsarzt/Betriebsärztin, Sicherheitsbeauftragte beziehungsweise -beauftragter, bei Bedarf weitere Personen)
• Regelmäßig Besprechungen des Arbeitsschutzausschusses durchführen, mindestens einmal vierteljährlich, um Anliegen des Arbeitsschutzes oder der Unfallverhütung zu beraten
• Ergebnisse der Besprechungen schriftlich festhalten

Mögliche Notfallsituationen sind zu ermitteln, Maßnahmenpläne abzuleiten und Verantwortliche festzulegen.

• Verantwortliche für die Organisation und Kontrolle der Ersten Hilfe festlegen
• Notfallmaßnahmen und Abläufe festlegen und Beschäftigte informieren (Anleitung zur Ersten Hilfe aushängen, D-Arzt-Verfahren, BG-Klinik)

• Verantwortliche Person für die Organisation und Kontrolle des Brandschutzes festlegen
• Flucht- und Rettungspläne gemäß ASR 2.3 erstellen
• Räumungsübungen durchführen
• Betriebliche Alarm- und Gefahrenabwehrpläne, Brandschutzordnungen oder Evakuierungspläne erstellen

• Bei Arbeitsunfällen und Berufskrankheiten die Unfallanzeige beziehungsweise Berufskrankheiten-Anzeige ausfüllen und an die VBG schicken
• Unfalluntersuchung in Zusammenarbeit mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit durchführen und präventive Maßnahmen festlegen
• Untersuchung von Ursachen von Berufskrankheiten und arbeitsbedingten Erkrankungen in Zusammenarbeit mit der Betriebsärztin beziehungsweise dem Betriebsarzt durchführen und präventive Maßnahmen festlegen

In der Beurteilung der Arbeitsbedingungen festlegen, wann (Fristen) und von welchen befähigten Personen die Arbeitsmittel, die elektrischen Anlagen und Betriebsmittel, die Persönlichen Schutzausrüstungen, Brandschutzeinrichtungen oder andere Einrichtungen zu prüfen sind.

Dies kann zum Beispiel mit einem Arbeitsmittelverzeichnis oder einem Prüfkataster/ Prüfplan erfolgen.

Dabei ist das staatliche und DGUV-Regelwerk zu beachten.

Beispielsweise ist bei der Prüfung der elektrischen Anlagen und Betriebsmittel die DGUV Vorschrift 3 oder bei der Prüfung der Feuerlöscher die ASR A2.2 „Maßnahmen gegen Brände“ zu beachten.

Nur befähigte Personen – zum Beispiel Sachverständige, Sachkundige – beauftragen, die die erforderlichen Qualifikationen nachweisen können.

Zur Festlegung der Fristen und der befähigten Personen kann die Beurteilungen der Arbeitsbedingungen der VBG genutzt werden. Weitere Informationen finden Sie im VBG-Fachwissen „Gefährdungsbeurteilung –so geht’s“ und unter www.vbg.de/gefaehrdungsbeurteilung.

Dies kann zum Beispiel in einem Prüfkataster/ Prüfplan erfolgen. Aus diesem muss auch die Prüfgrundlage und das Ergebnis der Prüfung hervorgehen.

• Die Wirksamkeit der in den Beurteilungen der Arbeitsbedingungen festgelegten Maßnahmen überprüfen; hierbei ist das komplette Arbeitssystem des jeweiligen Bereiches zu beachten:
  • Organisation der Maßnahmen – zum Beispiel Verantwortung, Planung, Anweisungen, Beschaffung
  • Information und Kommunikation – zum Beispiel Unterweisungen, Betriebsanweisungen, Kommunikationswege
  • Belastungen der Beschäftigten – zum Beispiel Arbeitsorganisation, Lärm, Klima, Beleuchtung
  • Schutzmaßnahmen zum Einsatz der Arbeitsmittel und Arbeitsstoffe – zum Beispiel gebrauchstaugliche Software, Prüfungen, Ersatzstoffe
  • Gestaltungsmaßnahmen zur Arbeitsumgebung – zum Beispiel Raum- und Flächennutzung, Verkehrswege, Arbeitsplätze
  • Organisation der Sicherheit und Gesundheit bei der Arbeit – zum Beispiel sicherheitstechnische und betriebsärztliche Betreuung, arbeitsmedizinische Vorsorge
  • Notfallorganisation – zum Beispiel Erste Hilfe, Brandschutz
• Die Wirksamkeitskontrolle kann im Rahmen der gemeinsamen Begehung mit der Fachkraft für Arbeitssicherheit und der Betriebsärztin beziehungsweise dem Betriebsarzt durchgeführt werden.
• Bei der Wirksamkeitskontrolle der Maßnahmen, bei der Feststellung der Ursachen für Probleme, bei der Festlegung neuer Maßnahmen und Verbesserungsmaßnahmen sind die Erfahrungen der jeweils beteiligten Beschäftigten zu berücksichtigen.

Sollte die Überprüfung der Wirksamkeit der getroffenen Maßnahmen ergeben, dass Verbesserungspotential vorhanden ist, ist festlegen, wie in den jeweiligen Bereichen Verbesserungen der Arbeitsprozesse und -bedingungen zu erreichen sind.

Gemeinsam mit den jeweiligen Führungskräften und Projektverantwortlichen ist festzulegen, wie die jeweilige Situation sich verändert hat und welche weiteren neuen Maßnahmen erforderlich sind. Diese Maßnahmen sind wiederum mithilfe der Beurteilung der Arbeitsbedingungen zu planen, und es sind entsprechende Verantwortlichkeiten zur Durchführung der Maßnahmen und Fristen festzulegen.

Das AMS ist mindestens jährlich zu bewerten. Diese Bewertung kann mithilfe der VBG-Auditfrageliste auf zwei Arten durchgeführt werden:

• intern von Ihnen selbst und/oder
• extern von Dritten, wie beispielsweise von geschulten Auditorinnen und Auditoren oder auch einer externen Fachkraft für Arbeitssicherheit.

Dieses Verfahren ist festzulegen; Ziel des Audits ist in jedem Fall, die Qualität der Umsetzung der durchgeführten Prozessschritte des „AMS – Arbeitsschutz mit System“ zu überprüfen, zu bewerten und Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen festzulegen.

Beim internen Audit ist zu beachten:

• Eine verantwortliche Person bestimmen, die das Audit durchführt; es muss in jedem Fall jemand sein, der nicht selbst direkt mit der Umsetzung der AMS-Aufgaben befasst war
• Festlegen, wer an dem Audit teilnehmen soll – zum Beispiel Führungskraft/Projektverantwortliche, Betriebsrat, Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsärztin beziehungsweise Betriebsarzt, Sicherheitsbeauftragte, Beschäftigte; es empfiehlt sich, am Audit nicht zu viele Personen zu beteiligen
• Das Audit muss folgende Bereiche bei der Bewertung der Prozesse mitberücksichtigen: Dokumente des „AMS-Handbuches“ zu den einzelnen Prozessschritten, Bewertung der Prozesse in den Arbeitsbereichen, Bewertung der Beteiligten – zum Beispiel Führungskräfte/Projektverantwortliche, Beschäftigte, Einkäuferinnen und Einkäufer – zur Umsetzung der einzelnen Prozessschritte

Beim externen Audit gilt:

• Externe Auditorin beziehungsweise externen Auditor beauftragen – zum Beispiel geschulte Person oder externe Fachkraft für Arbeitssicherheit
• Alle Führungskräfte/Projektverantwortlichen und Beschäftigten über die Durchführung des Audits informieren
• Externes Audit durchführen lassen
• Bewertung gemeinsam mit der externen Auditorin beziehungsweise dem externen Auditor besprechen

Das Audit ist gemäß dem festgelegten Verfahren jährlich durchführen (Dokumente überprüfen, Einschätzungen der Führungskräfte und Beschäftigten einbeziehen).

Das Audit auswerten und mit den verantwortlichen Personen besprechen. Dabei ist die Qualität aller einzelnen AMS-Prozessschritte sowie die Qualität des gesamten Arbeitsschutzmanagementsystem zu bewerten (Eine Bewertung kann in Unternehmen mit mehr als 20 Beschäftigten zum Beispiel auch im Arbeitsschutzausschuss erfolgen).

In kleinen Unternehmen ist die Bewertung des Audits bereits die Bewertung des AMS. In mittelständischen Unternehmen, in denen das Audit von Führungskräften, Fachkräften für Arbeitssicherheit oder externen Auditorinnen beziehungsweise Auditoren vorgenommen wird, ist die Bewertung durch die Unternehmensführung ein zusätzlicher Schritt (zum Beispiel in einem Management Review).

• Nach der Bewertung des AMS über Verbesserungsmöglichkeiten nachdenken und festlegen, welche Möglichkeiten der Verbesserung es gibt – zum Beispiel mit Führungskräften/Projektverantwortlichen und Beschäftigten, in größeren Unternehmen auch mit dem Betriebsrat beziehungsweise im Arbeitsschutzausschuss.
• Festgelegte Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen beschließen, verantwortliche Person für die Umsetzung benennen und Zeitpunkt festlegen, bis wann die Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen durchgeführt sein müssen.
• Die Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen überprüfen und weiteren Verbesserungsprozess einleiten.
• Für Korrekturen und Verbesserungsmaßnahmen die Unterstützung externer Fachleute nutzen (VBG-Präventionsberaterinnen und -berater, Fachkraft für Arbeitssicherheit, Betriebsärztin beziehungsweise Betriebsarzt).