Arbeits- und Gesundheitsschutz - Planung, Durchführung, Automatisierung und managen im Intranet

Pro Personal ist ein Personaldienstleistungsunternehmen mit acht Standorten in Ostwestfalen / Lippe. Seit der Gründung vor 25 Jahren haben Arbeits- und Gesundheitsschutz einen hohen Stellenwert. So lautet der Leitsatz „Arbeitsschutz und Arbeitsrecht gehen vor Umsatz und Ertrag". Das Ziel war, die gesamten Prozesse im Arbeits- und Gesundheitsschutz abzubilden, durchzuführen und zu automatisieren.

Die IT-Abteilung des Unternehmens entwickelt eine eigene Plattform, auf die alle internen Mitarbeitenden zugreifen können. Sie ist ein Teil des Managementsystems, für das die VBG nach erfolgreicher Begutachtung die Bescheinigung "AMS-Arbeitsschutz mit System" ausgestellt hat. Die Plattform ist in „To-Do“, „Shops“ und „Dokumente & Nachschlagewerke“ gegliedert. Zudem hat jede(r) Mitarbeitende die Möglichkeit, die jeweiligen Arbeits- und Gesundheitsschutzziele sowie die Hinweise zum Arbeits- und Gesundheitsschutz von der Geschäftsführung und der externen Sicherheitsfachkraft einzusehen. Ergebnisse aus resultierenden Prozessen und Workshops werden auf dieser Plattform anhand automatisierter Auswertungen veröffentlicht. Das Managementsystem ist bei allen Mitarbeitenden fest in den Arbeitsalltag integriert. Durch die zentralgesteuerte Kommunikation ist es möglich, jeden Standort gleichermaßen über Veränderungen im Arbeits- und Gesundheitsschutz zu informieren und Maßnahmen zu ergreifen. Ein Beispiel dafür sind die Unfallanzeigen. Die verantwortliche Person erstellt sie auf der Plattformt, dann prüft sie die externe Fachkraft für Arbeitssicherheit und erteilt die Freigabe. Aus den daraus resultierenden Angaben werden automatisch Statistiken erzeugt, die Grundlage für den Arbeitsschutzausschuss sind. 

Die selbst programmierte Plattform hat eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden. Durch das Managementsystem und die vielen automatisierten Prozesse werden die entsprechenden Vorgaben im Arbeits- und Gesundheitsschutz erfüllt und teilweise sogar übertroffen. Das System unterstützt nicht nur beim Erreichen der Ziele hinsichtlich Sicherheit und Gesundheit im Unternehmen vor Ort, sondern gibt auch den Mitarbeitenden im Außeneinsatz sowie den Kunden die notwendige Sicherheit, Flexibilität, Zuverlässigkeit, Transparenz und vor allem auch Vertrauen. Besonders während der COVID-19-Pandemie hat sich die Plattform bewährt. Durch die kurzen Kommunikationswege in Verbindung mit den automatisierten Prozessen war es möglich, alle Mitarbeitenden kontinuierlich über die aktuell geltenden Maßnahmen zu informieren. Diese werden chronologisch und transparent auf der Plattform abgebildet. Durch die selbst erstellte "Corona-Ampel" mit verschiedenen Phasen konnten die Verantwortlichen schnell, effektiv und maßnahmengetreu handeln. Über die internen Shops wurden benötigte Hygiene- und Desinfektionsartikel unverzüglich bestellt und geliefert. 

Eigene Fachleute haben die Plattform programmiert und die rechtlichen Vorgaben berücksichtigt. Die Mitarbeitenden an allen Standorten haben Zugriff und erhalten die erforderlichen Informationen zum Arbeits- und Gesundheitsschutz. Wichtige Maßnahmen, wie zum Beispiel die Versorgung mit Hygienemitteln, können unmittelbar und zeitnah umgesetzt werden. 

Allgemeine und branchenspezifische Informationen für Unternehmen der Zeitarbeit zum Thema Organisation von Arbeitsschutz finden Sie auf der Website der VBG.