Gefährdungsbeurteilung: Schritt für Schritt
Grundsätzlich ist die Gefährdungsbeurteilung ein Projekt, wie andere im Unternehmen auch und läuft nach allgemein bekannten Regeln ab. Nach einer guten Planung folgt die Durchführungsphase und begleitend die Dokumentation. Es gibt aber auch spezielle Aspekte bei der Gefährdungsbeurteilung zu beachten. Wir erklären die wichtigsten und führen Sie Schritt für Schritt durch diesen Prozess.
Außerdem geben wir Ihnen effektive Tools an die Hand mit denen Sie sich die Arbeit erleichtern können und die Ihnen gleichzeitig helfen, die gesetzlich vorgeschriebenen Anforderungen an die Gefährdungsbeurteilung zu erfüllen.
Wir stehen Ihnen auch jederzeit gern mit einer persönlichen Beratung zur Seite.
Die Planung
Eine gute Planung der Gefährdungsbeurteilung spart Zeit und Geld und sichert eine erfolgreiche Durchführung. So wird durch eine sinnvoll organisierte Vorgehensweise Doppelarbeit vermieden.
Ein planvolles und strukturiertes Vorgehen ist auch erforderlich, um alle Gefährdungen und Belastungen im Unternehmen systematisch ermitteln zu können. Ein ausreichender Zeitraum für die Planung ist deshalb unerlässlich!
Allgemeine Regeln, wie Sie es von anderen Projekten kennen, sind zum Beispiel:
- ein Projektteam gründen
- die wichtigsten Begrifflichkeiten, Betrachtungsgegenstände und das Vorgehen klären
- Die Aufgaben festlegen und verteilen
- Einen Terminplan erstellen
Spezielle Aspekte bei der Planung einer Gefährdungsbeurteilung kommen hinzu:
- Verantwortlichkeiten für die Gefährdungsbeurteilung berücksichtigen
- Arbeitsschutzorganisation prüfen
- Beteiligte Personen festlegen
- Arbeitsbereiche bilden und Arbeitsgruppen in denen die Gefährdungen und Belastungen analysiert werden
- Mitgeltende Unterlagen und bindende Vorgaben in gesetzlichen Regelungen ermitteln
- Organisieren, dass regelmäßig Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter informiert werden
Vertiefende Informationen liefert Ihnen der Leitfaden VBG-Fachwissen „Gefährdungsbeurteilung – So geht’s“, die „Antworten auf häufige Fragen“ und das VBG-Seminar "Von der Theorie zur Praxis" (GFB A).
Die Durchführung in 7 Schritten
Die Gefährdungsbeurteilung wird in einem Prozess von sieben Schritten durchgeführt. Der Prozess erfasst alle notwendigen Arbeiten von der Ermittlung der Gefährdungen und Belastungen in den einzelnen Unternehmensbereichen bis zur Wirksamkeitskontrolle der von Ihnen festgelegten Schutzmaßnahmen. Durch die regelmäßige Fortschreibung dieser Schritte entsteht so ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess im Unternehmen. Neben den Informationen auf dieser Internetseite liefert Ihnen der Leitfaden “Gefährdungsbeurteilung – So geht’s Jetzt mit Software GEDOKU" vertiefende Informationen. Außerdem unterstützt die Software GEDOKU die Durchführung und Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung.
Wissenswertes zu jedem Schritt
1. Schritt: Bereiche und Tätigkeiten auswählen
Die zuvor benannte Arbeitsgruppe ermittelt alle zu beurteilenden Arbeitsplätze und Tätigkeiten im zugeordneten Arbeitsbereich. Dies umfasst auch:
- die Zuordnung vorhandener, mitgeltender Dokumente
- die Überprüfung, ob es neben Standard-Arbeitsabläufen im jeweiligen Bereich auch besondere Situationen wie Instandhaltung, Reparatur oder Reinigungsarbeiten einbezogen werden müssen.
Alle Informationen zur Gefährdungsbeurteilung müssen von Beginn an schriftlich dokumentiert werden. Dazu gehört unter anderem:
- Welcher Arbeitsbereich wird betrachtet?
- Wer ist verantwortlich für die Gefährdungsbeurteilung?
- Wer wirkt bei der Durchführung mit?
- Welche mitgeltenden Dokumente werden herangezogen?
Bei der Dokumentation unterstützen die Software GEDOKU und ggfs. folgende Formulare:
Verantwortliche, Beteiligte und mitgeltende Unterlagen
Arbeitsbereiche und Tätigkeiten2. Schritt: Gefährdungen und Belastungen ermitteln
Hier ermittelt die Arbeitsgruppe für die Arbeitsplätze und Tätigkeiten alle Gefährdungen und Belastungen. Als Methoden für die Ermittlung von Gefährdungen kommen zum Beispiel folgende Möglichkeiten in Frage:
- Begehungen
- Schriftliche Mitarbeiterbefragungen
- Beobachtungsverfahren/Beobachtungsinterviews
- Moderierte Workshops
Wichtig ist in diesem Schritt insbesondere Beschäftigte und Sicherheitsbeauftragte einzubeziehen, da diese als unmittelbar Betroffene die Gefährdungen und Belastungen im betrieblichen Alltag am besten kennen.
Für die Analyse stehen als Werkzeuge die VBG-Gefährdungskataloge zur Verfügung:
- Basiskataloge mit Zusammenstellungen typischer Gefährdungen und Belastungen, die in der Regel in allen Unternehmen auftreten mit beispielhaften Schutzmaßnahmenvorschlägen
- Branchenkataloge mit spezifischen Gefährdungen und Belastungen, die typischerweise in der betreffenden Branche zu erwarten sind mit beispielhaften Schutzmaßnahmenvorschlägen
- Der Allgemeine Maßnahmen- und Gefährdungskatalog, der Ihnen hilft, Gefährdungen zu erfassen und zu beschreiben, die Sie in den übrigen Gefährdungskatalogen nicht gefunden haben,
- die aber in Ihrem Unternehmen vorkommen.
Die Software GEDOKU enthält eine Datenbank mit allen VBG-Gefährdungskatalogen.
Wichtig: Alle VBG-Gefährdungskataloge müssen Sie auf die Situation in Ihrem Unternehmen anpassen. Das heißt, Sie können sie individuell ändern, eigene Inhalte ergänzen oder auch ganz neue Kataloge oder Gefährdungen anlegen.
Psychische Belastungen ermitteln
Die Analyse psychischer Belastungen gehört bei der Untersuchung der Arbeitsbereiche immer dazu. Um diese zu ermitteln und zu bewerten, bietet die VBG das Online-Tool zur Erfassung der psychischen Belastung oder das Workshop-Verfahren „KiT“ an. Über die spezifischen Analyse- und Beurteilungsverfahren informieren Sie sich bitte auf der Seite zur „Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung“.
3. Schritt: Risiko beurteilen
Im dritten Schritt schätzt die Arbeitsgruppe das Risiko ein, das von den ermittelten Gefährdungen und Belastungen ausgeht. Daraus werden die Handlungs- oder Verbesserungsbedarfe zur Risikominderung ersichtlich und wie schnell sie umgesetzt werden müssen.
Für zahlreiche Gefährdungsfaktoren gibt es spezifische Verfahren. Ist dies der Fall, sind diese vorrangig anzuwenden.
Das Risiko und somit der Handlungsbedarf kann am einfachsten nach dem Ampel-Prinzip eingestuft werden. Ein Beispiel einer Risikomatrix und Anwendungshinweise finden Sie im VBG-Fachwissen „Gefährdungsbeurteilung – So geht’s“.
Bei der Dokumentation unterstützen die Software GEDOKU und ggfs. das Formular „Gefährdungsbeurteilung Dokumentation".
Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung
Auch für die Bewertung psychischer Belastungen gibt es gesicherte spezifische Verfahren. Entsprechende Vorgehensweisen sind im VBG-Fachwissen „Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung“ beschrieben und online auf der Internetseite „Gefährdungsbeurteilung psychischer Belastung“ zu finden.
4. und 5. Schritt: Maßnahmen festlegen und durchführen
Nun müssen geeignete Maßnahmen festgelegt werden. Die Prioritäten zur Wahl der jeweiligen Maßnahme folgen dabei dem sogenannten STOP-Prinzip:
- Substitution
- Technische Maßnahmen
- Organisatorische Maßnahmen
- Personenbezogene Maßnahmen
Nach dem Arbeitsschutzgesetz muss ein Abweichen von dieser Rangfolge der Maßnahmen begründet werden.
Bei der anschließenden Umsetzung der Maßnahmen sind Führungskräfte und Beschäftigte zu beteiligen um Verständnis und Akzeptanz zu erzeugen.
Bei der Dokumentation unterstützen die Software GEDOKU und ggfs. das Formular „Gefährdungsbeurteilung Dokumentation" .
6. Schritt: Wirksamkeit der Maßnahmen überprüfen
Besonders wichtig ist die risikomindernde Wirkung der getroffenen Maßnahmen. Dies kann sich, je nach Art der Maßnahme, sofort zeigen oder muss über einen längeren Zeitraum beobachtet werden.
Stellt sich heraus, dass eine Maßnahme nicht die gewünschte Wirkung zeigt, müssen Sie wirksame Alternativen auswählen.
Bei der Dokumentation unterstützen die Software GEDOKU und ggfs. das Formular „Gefährdungsbeurteilung Dokumentation".
7. Schritt: Gefährdungsbeurteilung fortschreiben
Im letzten Schritt wird in regelmäßigen Abständen und nach dem Eintreten wichtiger Änderungen die Gefährdungsbeurteilung angepasst.
In der Praxis von Mitgliedsbetrieben der VBG haben sich Zeiträume für die regelmäßige Aktualisierung von drei bis fünf Jahren bewährt, wenn keine wichtigen Änderungen eintraten.
Bei der Dokumentation unterstützen die Software GEDOKU und ggfs. das Formular „Gefährdungsbeurteilung Dokumentation".
Die Dokumentation
Das Arbeitsschutzgesetz verpflichtet Sie als Unternehmerin oder Unternehmer, aktuelle Unterlagen bereitzuhalten, die den Prozess der Gefährdungsbeurteilung dokumentieren.
Die Dokumentation dient der Steuerung des Prozesses und gilt als Nachweis der angemessenen Erfüllung der gesetzlichen Pflichten. Sie enthält alle im Prozessverlauf durchgeführten Einzelschritte.
Wenn Sie die Tools der VBG nutzen, werden die relevanten gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentation einer Gefährdungsbeurteilung automatisch berücksichtigt.
Sie haben den gesamten Prozess der Planung und die einzelnen Schritte der Durchführung dokumentiert? Dann brauchen Sie die Ergebnisse der Gefährdungsbeurteilung nur noch zusammenführen. Bei der Dokumentation unterstützen die Software GEDOKU und ggfs. das Formular „Gefährdungsbeurteilung Dokumentation".