Notfallorganisation

Im betrieblichen Kontext können unterschiedliche Bedrohungen oder Notfälle eintreten – von kleineren Zwischenfällen bis hin zu schwerwiegenden Notfällen oder gar existenzbedrohenden Krisen. Ermitteln Sie, welche Bedrohungen für Ihr Unternehmen relevant sind und beschreiben Sie diese jeweils in kurzen Bedrohungsszenarien. Bestimmen Sie dann das Risiko für die zu betrachtenden Bedrohungen und schätzen Sie hierzu die Eintrittswahrscheinlichkeit und die Schadensschwere ab.

Die Realität zeigt: Bedrohungen und damit verbundene Risiken lassen sich nicht vollständig eliminieren; es bleiben immer Restrisiken bestehen. Es ist möglich, dass bestimmte Gefahrenquellen bisher unterschätzt oder sogar übersehen wurden, zum Beispiel:

• Restrisiko: Trotz umfassender Sicherheitsmaßnahmen gegen Hackerangriffe bleibt das Risiko eines erfolgreichen Angriffs bestehen.
• Falsche Einschätzung: Manche Ereignisse können schneller eintreten als erwartet, wodurch rasches Handeln erforderlich wird, wie etwa bei Hochwasser durch Starkregen.

Bestimmen Sie dann den Ereignishorizont für Ihr Unternehmen. Legen Sie bei für Sie relevanten möglichen Schadensereignissen fest, ob es sich um einen Zwischenfall, einen Notfall oder eine Katastrophe handeln könnte. Der Ereignishorizont ist in jedem Unternehmen und in jeder Branche anders und muss deswegen betriebsbezogen festgelegt werden. Dabei ist auch die Dauer des Ereignisses wichtig – ein längerfristiger Systemausfall hat meist umfassendere Auswirkungen als ein kurzfristiger.

Ihre Notfallorganisation sollte gut aufgestellt sein, um im Ernstfall adäquat reagieren zu können. In bestimmten Bereichen wie Brandschutz, Erste Hilfe oder Evakuierung sind entsprechende Maßnahmen bereits gesetzlich festgelegt. Berücksichtigen Sie, dass sich manche Ereignisse rasch entwickeln können, wie beispielsweise Hochwasser bei Starkregen, während andere, wie Schneefall, sich über einen längeren Zeitraum erstrecken. Die Zeitspanne ist ein entscheidender Faktor, der Ihnen bei längerfristigen Ereignissen mehr Reaktionszeit für koordinierte Maßnahmen ermöglicht. Die wichtigsten Aspekte bei der Planung der Notfallvorsorge haben wir Ihnen im Folgenden zusammengestellt.

Überfälle, andere kriminellen Handlungen, Naturereignisse, schweren Personenunfälle wie Suizide im ÖPNV und ähnliche Ausnahmesituationen können für Beschäftigte extreme psychische Belastungen bedeuten und ein posttraumatisches Belastungssyndrom hervorrufen. Planen und organisieren Sie deshalb im Vorfeld eine entsprechende Betreuung, um für traumatische Ereignisse vorbereitet zu sein.

Betreuung in professionelle Hände geben

Stellen Sie sicher, dass Führungskräfte und Beschäftigte sich rasch um die Betroffenen kümmern und sie angemessen unterstützen. Die Erstbetreuerinnen und -betreuer sollten aber in jedem Fall durch ärztliches Fachpersonal unterstützt werden. Erste Anlaufstellen sind beispielsweise zuständige Betriebs- oder Durchgangsärzte oder -ärztinnen. Außerdem sollten Sie eine Unfallanzeige erstellen. Die VBG unterstützt Sie in solchen Fällen durch spezielle Reha-Managerinnen und -Manager.

Gefährdungsbeurteilung anpassen

Berücksichtigen Sie den Umgang mit traumatischen Ereignissen in der Gefährdungsbeurteilung. Die VBG hilft Ihnen bei der weiteren psychologischen Betreuung der Betroffenen - mehr Informationen finden Sie in der DGUV Information 206-017. Überlegen Sie gemeinsam mit den betroffenen Beschäftigten, wie diese nach Notfällen und Katastrophen im Unternehmen eingesetzt werden wollen und können. Holen Sie sich dafür betriebsärztlichen Rat.

Psychologische Erstbetreuer und -betreuerinnen ausbilden

In Branchen mit Kundenverkehr, wie dem ÖPNV, Freizeitparks, Bildungseinrichtungen oder Banken und in größeren Unternehmen, in Hilfsorganisationen und für Einsatzkräfte kann es sinnvoll sein, Beschäftigte als psychologische Erstbetreuer und Erstbetreuerinnen (DGUV Information 206-023) auszubilden beziehungsweise zu qualifizieren. Diese Personengruppe hilft nach belastenden Ereignissen bei der psychosozialen Notfallversorgung und kümmert sich um die Betroffenen.

Krisenteam einsetzen

In Bildungseinrichtungen kommt häufig auch ein „Krisenteam“ oder ein „Krisen-Interventions-Team (KIT)“ zum Einsatz, dessen Mitglieder aus der Belegschaft kommen. Auch Rettungs- und Hilfsorganisationen oder Organisationen im seelsorgerischen Bereich haben Krisenteams, die bei schweren Unfällen zum Einsatz kommen.

Ein Notfallhandbuch hilft Ihnen, Maßnahmen für Notfälle besser zu organisieren, einen schnelleren Überblick zu gewinnen und die Prozesse zu systematisieren. Es dient als Informationsquelle für alle erforderlichen Prozesse und Maßnahmen. Damit unterstützen Sie die Führungskräfte und die für die Notfallbewältigung verantwortlichen Personen. Es soll im Notfall eine schnelle Reaktion und idealerweise eine reibungslose Bewältigung für die jeweils betrachteten Szenarien sicherstellen.

Das Notfallhandbuch kann je nach Zielrichtung zum Beispiel folgende Inhalte haben:

• Geltungsbereich und Ziele
• Definitionen
• Rollen, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen
• Alarmierungs- und Eskalationswege
• Im Notfall zu berücksichtigende Schnittstellen
• Notfalltreffpunkte und benötigte Ressourcen
• Notfallpläne
• Notfallkommunikation
• Ergänzende Informationen und Pläne

Ein Notfallhandbuch ist ein individuelles Dokument und beschreibt Ihr Unternehmen sehr detailliert. Das Notfallhandbuch sollte regelmäßig geprüft und bei Bedarf aktualisiert und ergänzt werden. Das Notfallhandbuch ergänzt die Gefährdungsbeurteilung.

Beachten Sie für Notfälle unbedingt, dass das Notfallhandbuch auch in gedruckter Form vorliegt, damit bei einem System- oder Stromausfall darauf zurückgegriffen werden kann.

Vorlagen und Muster für Notfallhandbücher finden Sie im Internet, zum Beispiel unter www.wirtschaftsschutz.info.

Für Schulen stellen unter anderem die jeweiligen Bundesländer entsprechende Vorlagen für Notfallhandbücher zur Verfügung. Diese können auch von Bildungseinrichtungen genutzt und auf ihre Bedürfnisse angepasst werden.