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Individuelle Dienstpläne:

Innovativer Ansatz zur Dienstplangestaltung

Mai 1999

 

 

In den meisten Unternehmen des Öffentlichen Personennahverkehrs (ÖPNV) haben die Mitarbeiter keinen oder nur einen geringen Einfluß auf die Gestaltung ihrer Dienstpläne. Vorherrschend sind starre Turnuspläne, die von allen Fahrern gleichermaßen abgearbeitet werden. Die vorgegebenen Dienstabfolgen entsprechen erwartungsgemäß nur in geringem Maße den individuellen Präferenzen der Mitarbeiter. Diese starre Dienstplangestaltung trägt mit hoher Wahrscheinlichkeit zu der im Fahrdienst meist vorzeitig eintretenden Dienstuntauglichkeit bei. Im Rahmen eines Forschungsprojektes¹) wurden daher innovative beteiligungsorientierte Modelle zur Dienstplangestaltung entwickelt. Im folgenden wird das Modell »Individuelle Dienstpläne« als ein Ergebnis arbeitswissenschaftlicher Begleitforschung vorgestellt.

Modellansatz »Individuelle Dienstpläne«

Die Dienstplanung hat eine zentrale Bedeutung im Betrieb und unterliegt zahlreichen ökonomischen, gesetzlichen und betrieblichen Bedingungen, wobei insbesondere in der heutigen Zeit den ökonomischen Bedingungen ein besonderer Stellenwert zukommt. Ein Eingriff in diese komplexe Struktur mit dem Ziel, für die Mitarbeiter einen verbesserten Dienstplan zur Verfügung zu stellen, muß daher auch immer die betrieblichen Belange berücksichtigen.

Die Dienstplangestaltung verläuft in den meisten ÖPNV-Unternehmen im wesentlichen nach ähnlichem Muster. Ausgehend vom anfallenden Beförderungsaufkommen entsteht zunächst der Fahrplan. Dieser wird in einen Umlaufplan der Betriebsmittel, also der Busse bzw. Straßenbahnen, überführt. Den Wagenumläufen muß nun möglichst effizient Personal zugeordnet werden, es entstehen die Fahrdienste. Für die Erstellung eines Dienstreihenfolgeplans müssen weiterhin freie Tage und Verfügungsdienste hinzugefügt werden. Der endgültige Turnus enthält alle Dienste als Gesamtdienstmasse in einer Reihenfolge, die alle vorgegebenen gesetzlichen und betrieblichen Rahmenbedingungen erfüllt.

Bei der Entwicklung des Modells »Individuelle Dienstpläne« wurde diese Planungsreihenfolge beibehalten. Die Individualisierung der Dienstreihenfolgepläne greift erst im letzten Schritt ein. Dies hat den wesentlichen Vorteil, daß alle anderen Bereiche der Dienstplanung von den notwendigen Veränderungen unberührt bleiben. Weder die Umlaufplanung, noch das Schneiden der Dienste, werden durch das Modell beeinflußt.

Im Rahmen einer individuellen Dienstplanung wird für jeden Mitarbeiter ein eigener Dienstplan erstellt. Dabei wird versucht, unter Berücksichtigung der betrieblichen Gegebenheiten, die Wünsche der einzelnen Fahrer weitestgehend nachzubilden.

Die Planung erfolgt dabei zyklisch, d.h. die Pläne werden jeweils für eine vorher festgelegte Planungsperiode (z.B. zwei Monate) erstellt. Für diese Periode sind die allgemeinen und speziellen Wünsche nach der Lage der Arbeitszeit zu erfassen und einzuarbeiten. In einem ersten Schritt müssen dazu die Mitarbeiterwünsche erfaßt werden. Hierzu füllen die Fahrer Formulare aus, auf denen sie ihre individuellen Anforderungen an den Dienstplan eintragen. Alternativ könnte die Erfassung auch an speziell bereitgestellten Terminals erfolgen, wobei dann eine Eingabe der Daten in der Planungsabteilung entfallen würde.

Allgemeine Vorgehensweise bei der Dienstplangestaltung im Modell »Individuelle Dienstpläne«

 

Die Wünsche der Mitarbeiter werden in zwei Stufen erfaßt. Der erste Bereich berücksichtigt die tagesbezogene Planung. In einem Kalender für den Zeitraum der Planungsperiode kann der Fahrer für jeden Tag den von ihm gewünschten Dienst eintragen. Es ist offensichtlich, daß nicht alle tagesbezogenen Wünsche für den Mitarbeiter die gleiche Wichtigkeit haben. Denkbar sind z.B. Tage, an denen aufgrund eines wichtigen persönlichen Termins die Erfüllung dieses Wunsches für den Mitarbeiter besonders vorrangig ist. Um die Möglichkeit zu geben, solche Tage besonders hervorzuheben, können diese mit Punkten gewichtet werden. So stehen den Mitarbeitern in der Pilotgruppe bei den Magdeburger Verkehrsbetrieben (MVB) für eine Planungsperiode zehn Punkte zur Verfügung, von denen sie bis zu drei auf einen Dienstwunsch plazieren können.

Die alleinige Erfassung der tagesbezogenen Wünsche ist für die Durchführung der Dienstplanung jedoch nicht ausreichend. Dies liegt zum einen daran, daß die Erfüllung eines Dienstwunsches nicht garantiert werden kann, zum anderen gibt es langfristige Präferenzen, die sich nicht tagesbezogen erfassen lassen. Dazu zählen beispielsweise Präferenzen bezüglich einzelner Dienstarten und Dienstabfolgen oder der Wunsch nach einer koordinierten Planung mit Kollegen aus der gleichen Gruppe. Daher werden zusätzliche Kriterien erfaßt, die einen übergeordneten, langfristigen Charakter haben. Mit Hilfe dieser Kriterien, dem »Fahrerprofil«, ist es möglich, auch an Tagen, an denen kein Dienstwunsch angegeben wurde oder der gewünschte Dienst nicht zur Verfügung steht, einen für den Fahrer akzeptablen Dienst aus der noch zur Verfügung stehenden Dienstmasse auszuwählen.

Ablauf der EDV-Unterstützung bei der Erstellung »Individueller Dienstpläne«

EDV-Unterstützung

Sobald die Daten der Mitarbeiter für die Planungsperiode vorliegen, kann die eigentliche Erstellung der individuellen Dienstpläne durchgeführt werden. Die Planungsaufgabe stellt sich dabei in einem Beispiel wie folgt dar: Die Mitarbeitergruppe umfaßt 30 Fahrer, die für 61 Tage verplant werden müssen. Das sind insgesamt 1830 Felder einer Matrix, die mit der vom Betrieb für die Gruppe vorgegebenen Dienstmasse²) gefüllt werden müssen. Dabei sind gleichzeitig alle genannten Rahmenbedingungen zu beachten und die Wünsche der Mitarbeiter weitestgehend zu erfüllen.

Diese Aufgabe ist manuell kaum bzw. nur mit sehr hohem zeitlichen und personellen Aufwand zu realisieren und stellt somit ein für die Unternehmen zunächst schwer lösbares Problem dar. Entsprechend wurde eine EDV-Unterstützung zur individuellen Dienstplangestaltung in die Modell-Konzeption integriert. Das Ziel bei der Entwicklung dieser Anwendung war es, den innerbetrieblichen Aufwand für die Dienstplangestaltung so gering wie möglich zu halten. Der Planer sollte ein Werkzeug bekommen, das ihn bei seiner Arbeit weitestgehend unterstützt und ihm dennoch Freiräume bei der Planung läßt. Der Ablauf der EDV-unterstützten Erstellung individueller Dienstpläne ist oben dargestellt.

Als Basisdaten gehen zum einen die Mitarbeiterpräferenzen und zum anderen die Daten der zu verteilenden Dienste in die Dienstplangestaltung mit ein. Die Dienstdaten können direkt aus der betrieblichen EDV übernommen oder gegebenenfalls getrennt erfaßt und gepflegt werden. Den Rahmen für die Planung bilden die gesetzlichen und tariflichen Vorschriften sowie die betrieblichen Vereinbarungen. Zusätzlich können noch weitere Spielregeln im System berücksichtigt werden, die von der Mitarbeitergruppe vereinbart wurden. Diese können beispielsweise die Planung an »kritischen« Tagen wie etwa Weihnachten und Silvester betreffen. Da an solchen Tagen eine sehr einseitige Verteilung der Mitarbeiterpräferenzen zu erwarten ist, ist es erforderlich, besondere Vereinbarungen zu treffen.

Die Planung beginnt mit der Verteilung der freien Tage. Da mit den freien Tagen die meisten Vorschriften verknüpft sind, wie beispielsweise die EU-Wochenruhezeiten-Regelung, ist dies der aufwendigste Planungsschritt. Im Anschluß werden die Dienste vom System entsprechend der Präferenzen der Mitarbeiter verteilt.

Nach diesen beiden Schritten ist die Verteilung der Dienste und der freien Tage abgeschlossen. Dabei werden automatisch die Mitarbeiterprofile berücksichtigt und z.B. eine mit anderen Fahrern abgestimmte Planung der Dienste gewährleistet. Das System versucht, bei der Verteilung alle Mitarbeiter gleich zu behandeln. Zu diesem Zweck wurde ein sogenannter Wunscherfüllungsgrad entwickelt, der unter Berücksichtigung der einzelnen Komponenten der Präferenzen berechnet wird. Ein Teilziel der Planung ist es, den Wunscherfüllungsgrad über alle Mitarbeiter hinweg möglichst gleich zu halten und somit eine gerechte Dienstplangestaltung sicherzustellen.

Der von der automatischen Planung erstellte Plan ist in vielen Fällen schon fehlerfrei und fahrbar. Die Aufgabe des Dienstplaners im Betrieb ist es nun, dem Plan den letzten Feinschliff zu geben und eventuell vorhandene Unstimmigkeiten zu beseitigen. Auch bei den Veränderungen durch den Planer wird ständig überwacht, ob gegen Rahmenbedingungen verstoßen wurde und gegebenenfalls darauf aufmerksam gemacht. So ist auch bei der manuellen Bearbeitung sichergestellt, daß die entstehenden Pläne korrekt sind.

Eine sehr wichtige Forderung der Unternehmen ist der Ausgleich der Arbeitszeit zwischen den Mitarbeitern. Dieser wird in einem weiteren Schritt durchgeführt. Dabei wird die in der Planungsperiode vorhandene Arbeitszeit automatisiert gleichmäßig über alle Mitarbeiter aufgeteilt, so daß nur sehr geringe Schwankungen zwischen den Fahrern auftreten. Am Ende werden die erforderlichen Unterlagen für die Mitarbeiter, die Arbeitspläne, erstellt und es erfolgt, soweit vorhanden, ein Abgleich der Daten mit der betrieblichen EDV. Damit ist die Erstellung der individuellen Pläne für eine Periode abgeschlossen und der Planungszyklus beginnt für die Folgeperiode von neuem.

Übertragung des Modells

Die EDV-Unterstützung zur individuellen Dienstplangestaltung ist ein leistungsfähiges Werkzeug, welches die Berücksichtigung der Präferenzen der Mitarbeiter bei der Arbeitszeitgestaltung im ÖPNV in einem bisher nicht realisierbaren Ausmaß ermöglicht und gleichzeitig den wirtschaftlichen Aufwand in einem akzeptablen Rahmen hält. Dennoch ist diese Sortwareunterstützung alleine nicht ausreichend, um diese innovative Art der Dienstplanung erfolgreich zu nutzen. Obwohl das Modell im Ansatz nur einen kleinen Bereich der Gesamtaufgabe Dienstplangestaltung berührt, so bewirkt es doch Veränderungen im Unternehmen, die vorbereitet und begleitet werden müssen. Um das Modell für möglichst viele Unternehmen nutzbar zu machen, wurde daher eine Methode entwickelt, die den Einführungsprozeß im Unternehmen begleiten soll. Die allgemeine Vorgehensweise bei der Einführung ist unten vereinfacht dargestellt.

Die Basis bildet eine Bestandsaufnahme des Status Quo. Hierzu gehören die betrieblichen Rahmenbedingungen, eine arbeitswissenschaftliche Analyse der derzeit gültigen Dienstpläne, eine Befragung der Fahrer sowie die Berücksichtigung relevanter Erfahrungen aus anderen Unternehmen. In Workshops mit Fahrern soll ein Problembewußtsein erreicht sowie die Transparenz für die Beteiligten geschaffen werden. Weiterhin sind hier die speziellen für die Fahrer wichtigen Eckpunkte der Realisierung festzumachen. Die Fahrer erarbeiten in diesen Workshops erste Spielregeln für das im Betrieb einzuführende Modell. Da die individuelle Dienstplanung sehr viele Möglichkeiten zur Ausgestaltung eines betriebsspezifischen Modells läßt, muß der vom Unternehmen zugelassene Spielraum schon zum Zeitpunkt der Workshops bekannt sein. Die in den Workshops erarbeiteten Ausgestaltungen des Modells werden zusammengefaßt und danach wird über die Einführung entschieden.

Nach einer eventuell erforderlichen Anpassung der EDV-Unterstützung beginnt die eigentliche Einführung des Modells mit einer Pilotphase. Diese sollte mindestens 6 Monate, besser noch ein Jahr dauern. Eine Pilotgruppe wird aus freiwilligen Mitarbeitern gebildet, die das neue Arbeitszeitmodell ausprobieren möchten. Die Pilotphase dient dazu, das für den Betrieb angepaßte Modell zu testen und die veränderten betrieblichen Prozesse kennenzulernen. Der Betrieb hat die Gelegenheit, Erfahrungen mit der neuen Form der Arbeitszeitgestaltung zu sammeln. Durch ständiges Feedback zwischen der Dienstleitung und den Mitarbeitern der Pilotgruppe ist es möglich, positive wie negative Effekte des Modells festzustellen und gegebenenfalls steuernd einzugreifen. Am Ende der Pilotphase sollte mit einer Befragung der Fahrer über das Modell eine Entscheidung über eine Fortführung bzw. Ausweitung des Modells fallen. Mit den im Projekt gesammelten Erfahrungen ist eine problemlose Ausweitung des Modells innerhalb des gesamten Betriebs möglich.

Für eine erfolgreiche Einführung von Arbeitszeitmodellen ist die Beteiligung und Information aller Betroffenen, also sowohl der Fahrer als auch der Mitarbeiter aus den anderen beteiligten Unternehmensbereichen, unbedingt erforderlich. An der Modellentwicklung sollten daher Mitarbeiter aus allen Bereichen teilnehmen. Für die Information der Beteiligten können z.B. Betriebszeitungen, Aushänge, Fahrerschulungen und Betriebsversammlungen genutzt werden. Gemeinsame Statements der Geschäftsleitung und der Mitarbeitervertretung zu den Veränderungsmaßnahmen wirken im allgemeinen förderlich für den Umsetzungsprozeß. Die Begleitung der Modellentwicklung wie auch der Einführung der Individuellen Dienstplangestaltung durch erfahrene externe Berater kann sich ebenfalls günstig auf den erfolgreichen Verlauf des Betriebsprojekts auswirken.

Allgemeine Vorgehensweise bei der Einführung eines neuen Dienstplanmodells.

Erfahrungen aus dem Pilotbetrieb MVB

Das vorgestellte Modell wurde im Dienstplanprojekt bei den Magdeburger Verkehrsbetrieben (MVB) erprobt. Die Einführung erfolgte entsprechend der beschriebenen Vorgehensweisen. Nach der Modellentwicklung folgte eine Erprobungsphase mit 24 freiwilligen Fahrerinnen und Fahrern auf einem Straßenbahnbetriebshof. Während der Pilotphase kam es zu kleineren Veränderungen im Modell, die nach ca. 12 Monaten mit Abschluß der Pilotphase zu einem stabilen in den Betriebsablauf integrierten Modell führten.

Eine formale Abstimmung über eine Fortführung war von seiten der Mitarbeiter nicht mehr erforderlich, da sich diese schon vor Abschluß der Pilotphase einstimmig für eine Beibehaltung des Modells ausgesprochen hatten. Die Zufriedenheit sowohl der Fahrer als auch des Unternehmens mit dem neuen Modell ist sehr groß. Als positive Auswirkung für den Betrieb ergab sich eine verbesserte Qualität der Dienstleistung, also z.B. weniger Unfälle und weniger Fahrgastbeschwerden. Nach Aussage des Unternehmens konnte außerdem ein verbesserter Dienstplanwirkungsgrad festgestellt werden. Durch die innerbetriebliche Kommunikation und Informationen in der Betriebszeitung wurde auch bei anderen Fahrern Interesse an der Teilnahme an der Individuellen Dienstplangestaltung geweckt. Das Unternehmen plant z. Zt. die Ausweitung des Teilnehmerkreises und die Einführung des Modells auf einem weiteren Betriebshof.

Ausblick

Das Modell der Individuellen Dienstplangestaltung bietet ein innovatives Konzept zur Arbeitszeitgestaltung, das sowohl für den Betrieb als auch für die Mitarbeiter entscheidende Vorteile mit sich bringt. Durch eine Integration in bestehende betriebliche Strukturen ist die Einführung mit vertretbarem Aufwand für den Betrieb leistbar. Eine Einbindung schon vorhandener Modelle, wie z.B. Gruppenarbeit, ist ohne weiteres zu realisieren.

Dieses Dienstplanmodell wurde bereits interessierten Unternehmen in Informationsveranstaltungen vorgestellt. Eine Vielzahl von Unternehmen hat sich inzwischen auch vor Ort bei den Magdeburger Verkehrsbetrieben informiert. Einige dieser Unternehmen haben Projektgruppen gebildet, die an einer Einführung des Modells arbeiten.

Das große Interesse der Verkehrsunternehmen zeigt, daß mit dem Forschungsprojektein allgemein interessierender Themenbereich bearbeitet wurde und praxisorientierte Ergebnisse geliefert wurden. Nun liegt es in der Hand der Unternehmen, diese Ergebnisse aufzunehmen und für sich und die Fahrdienstmitarbeiter nutzbringend umzusetzen.

Prof. Dr. P. Knauth, Dipl.-Inform. P. C. Gauderer, Universität Karlsruhe (TH)

 

 

Anmerkungen

¹) Das Forschungsprojekt »Betriebs- und mitarbeiterbezogene Dienstplangestaltung« wurde finanziert von der Berufsgenossenschaft der Straßen-, U-Bahnen und Eisenbahnen, der AOK Berlin, der AOK Magdeburg und der BKK Neun Plus. Beteiligt waren vier Verkehrsunternehmen: Berliner Verkehrsbetriebe (BVG); Magdeburger Verkehrsbetriebe (MVB); Üstra Hannoversche Verkehrsbetriebe AG; Ruhr-Lippe GmbH (RLG).

²) Die Dienstmasse der Mitarbeitergruppe entspricht dabei im Verhältnis der auftretenden Dienste und aller anderen Rahmendaten, vergleichbaren Dienstmassen anderer »normaler« Turnusgruppen. Es wird für die individuelle Dienstplanung keine nach besonderen Kriterien zusammengestellte Dienstmasse benötigt.